BAS Документообіг КОРП

«BAS Документообіг КОРП» позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, которые регулируют ведение делопроизводства и документооборота в Украине:

• Закон України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах»;
• Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР «Про звернення громадян»;
• Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»;
• Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади».

BAS Документообіг КОРП автоматизирует делопроизводство и управленческие бизнес-процессы внутри как крупных холдингов, госучреждений, так и небольших частных компаний. Решение является универсальным, может быть сконфигурировано и адаптировано под специфику конкретной организации.

• Работа с документами и файлами. Контроль версий файлов
• Бизнес-процессы: проектирование, управление, контроль
• Автоматизация делопроизводства. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
• Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
• Управление проектной деятельностью
• Организация мероприятий
• Организация архива документов. Формирование номенклатуры дел
• Полнотекстовый поиск с учетом морфологии
• Учет рабочего времени и контроль выполнения
• Организация распределенной информационной базы
• Обмен данными с другими типичными конфигурациями
• Штрихкодирование документов и быстрый поиск по штрихкоду
• Почтовый клиент
• Гибкое разграничение прав доступа
• Возможность работы в веб-клиенте
• Отчетность и контроль исполнительной дисциплины
• Удобство работы на каждый день

• Все в одном решении

по сравнению с другими системами электронного документооборота, предлагающими разные модули отдельно от базовой конфигурации, продукт «BAS Документообіг КОРП» включает в себя огромное количество функциональных возможностей, позволяющих без доработки функционалу полностью произвести автоматизацию всех бизнес-процессов документарного обеспечения на предприятии.

• Удобный интерфейс пользователя, который легко настраивается 

Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.п.

• Мощная система работы с бизнес-процессами

решение позволяет настроить управленческие процессы любой сложности, в том числе и с использованием условий маршрутизации.

• Интеграция с другими учетными системами

программный продукт содержит различные механизмы интеграции с конфигурациями BAS и другими программами: правила обмена, планы обмена, веб-сервис работы с файлами, интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами, веб-сервис документооборота, бизнес-события загрузки файлов, загрузка и отправка электронной почты и т.д.

• Простота конфигурации

опции, которые раньше можно было настраивать только в разработке, теперь легко конфигурируются через интерфейс администратора.

• Возможность удаленной работы

веб-клиент позволяет работать с базой документооборота даже находясь за пределами офиса: командировки, встречи, удаленная работа.

Используя собственный проектный опыт, Внедренческий центр CONTO разработал ряд продуктов, расширяющих функционал типовой конфигурации:

• Архив электронных документов — решение для хранения подписанных сторонами первичных документов, загруженных из внешних систем обмена электронными документами (время, FREDO, M.E.Doc, FlyDoc).
• Модуль интеграции ВЧАСНО і ПТАХ в «BAS Документообіг« — дает возможность одним касанием подписывать документы в системе BAS Документообіг и отправлять их своим партнерам в тот сервис ЭДО, которым они пользуются (M.E.Doc, FlyDoc, СОТА, FREDO, Вовремя).
• Модуль интеграции с YouControl — позволяет при вводе ЕГРПОУ – заполнить все необходимые реквизиты карты контрагента.

Управление договорами

• Создание договора по единственному установленному шаблону с возможностью ограничить доступ пользователей к редактированию заранее заполненных реквизитов

• Настройка автозаполнения файла договора (как заранее определенными реквизитами, так и скриптами)

• Установление связей и единой нумерации между сопровождающими документами

• Контроль передачи и возврата оригиналов от контрагента

• Автоматическое продление сроков действия договоров

• Возможность реализации сложного маршрута согласования, подписания и исполнения с учетом типа договора, организации, суммы договора и т.п.

• Формирование отчетов по договорной работе как по установленным шаблонам, так и настроенным самостоятельно.

Работа с финансовыми документами

• Предоставление полномочий на создание, согласование, редактирование и регистрацию финансовых документов на каждом этапе.

• Настройка карты отдельно для каждого вида финансового документа с учетом видимости реквизитов и прав доступа к ним.

• Возможность автоматического запуска процесса при записи карты документа без возможности добавления или изменения предварительно определенных участников согласования.

Ведение документации управления качеством в соответствии с международным стандартом ISO 9001

• Создание и настройка единых шаблонов документов разного вида сложности.

• Настройка периодических процессов по установленному расписанию.

• Автоматическое формирование периодических отчетов и рассылки по электронной почте установленным адресатам.

Учет товаров и услуг

• Настройка обмена Номенклатуры продуктов и услуг с продуктами BAS.

• Легкий и быстрый выбор номенклатурных позиций в табличной части карты документа.

• Формирование спецификаций и смет в шаблоне файла установленного образца.

Учет по организациям для предприятий, состоящих из нескольких юридических лиц

• Быстрый выбор и поиск документов и процессов по Организациям.

• Формирование отчетов раздельно для каждой организации по всем видам документов.

• Настройка прав доступа к организациям и установление ответственных лиц (для формирования отчетов, томов номенклатуры и т.п.).

Учет проектов

• ведение аналитического учета данных в разрезе проектов (входных, исходящих и внутренних документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и др.)
• автоматизация операционной деятельности по выполнению плана проекта;
• учет трудозатрат в рамках проектов;
• формирование отчетности по проектам;
• загрузка проектов Microsoft Project (в качестве источника данных используется файл проекта, загруженный в XML)
• работа с планом проекта и диаграммой Ганта.

Учет рабочего времени пользователей

• Указание фактических затрат времени по каждому объекту системы.

• Заполнение ежедневных отчетов – это удобный способ указания и проверки фактических трудозатрат в разрезе видов работ за конкретный день.

• Учет отсутствия работников на рабочем месте по каким-либо причинам: например, в связи с болезнью, командировкой, отпуском, отгулом и т.д.

• Делегирование прав

Когда сотрудник уезжает в отпуск или уходит на больничный, его обязанности и задачи передоверяют тому, кто заменяет. В «BAS Документообіг» для этого предусмотрена возможность делегирования прав. Делегирование прав позволяет назначать права одного работника другому. Делегату могут быть переданы как все права, так и только часть.

Отчетно-статистическая информация

В системе «BAS Документообіг» предусмотрено около 300 видов отчетов по разным направлениям и разрезам аналитики. При профессиональном внедрении этот список легко расширяется и дополняется необходимыми отчетными формами.

• Гибкие характеристики каждого вида отчета.

• Контрольные отчеты по процессам и задачам за каждым исполнителем, подразделениями, организациями и т.д.

• Статистика документооборота.

• Большой выбор отчетов по договорной работе с возможностью дополнительной настройки.

Электронная подпись и шифрование

Электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, который считается аналогом собственноручной подписи и печати.

BAS Документооборот КОРП может работать с любыми видами ЭП и любыми криптопровайдерами, конечный выбор которых зависит от поставленных задач.

С помощью ЭП можно:

• подписать документ, файл, резолюции, визы согласования, результат утверждения;
• зашифровать и расшифровать содержимое сохраненных файлов.

Каждую установленную подпись можно проверить.

Статус проверки электронной подписи сохраняется в информационной базе и отображается в карточке подписи, карточках и списках всех подписываемых объектов.

Проверка подписи и сертификата выполняется отдельно и предоставляет электронной подписи один из общих статусов:

• Действительно, если действительны и подпись, и сертификат;
• Действительны, но нет доверия к сертификату – если действительна только подпись, но не сертификат;
• Недействителен – если недействительны ни подпись, ни сертификат.

У пользователей «BAS Документообіг КОРП» есть возможность зашифровать файл сертификатом получателя и отправить его, например, по электронной почте. Даже если сообщение будет перехвачено, расшифровать файл третьим лицам не удастся, так как это невозможно без доступа к закрытому ключу одного из сертификатов.

• шифруются все версии файла;
• зашифрованный файл можно скопировать, копия останется зашифрованной;
• зашифрованный файл нельзя редактировать;
• для зашифрованных файлов не работает полнотекстовый поиск.

Шифрование отвечает только за конфиденциальность передаваемых данных, не контролируя их целостность и авторство. Эти задачи решает электронная подпись. Поэтому перед шифрованием рекомендуется подписывать файл электронной подписью.