CONTO. Модуль «Інтеграція ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг»
CONTO. Модуль «Інтеграція ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг» дает возможность одним касанием подписывать документы в системе BAS Документообіг и отправлять их своим партнерам, в тот сервис ЭДО, которым они пользуются (M.E.Doc, FlyDoc, СОТА, FREDO, ВЧАСНО).
Это позволит оптимизировать процесс создания, согласования, подписания и получения подписанных документов от контрагентов в систему BAS Документообіг и обеспечить надежное хранение и мгновенный поиск необходимых документов в будущем.
Устали постоянно заходить в различные сервисы и искать необходимые документы?
Надоело помнить пароли от всех внешних систем ЭДО и искать документы в разных системах?
Тогда наш CONTO. Модуль «Інтеграція ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг» именно для Вас!
Преимущества решения Модуль интеграции ВЧАСНО и ПТАХ в BAS Документообіг
Он поможет:
- Значительно сэкономить Ваше время, поскольку все действия с Вашими документами (загрузка/выгрузка, подписание, согласование, проверка статусов, хранение и т.п.) происходят в одной системе – BAS Документооборот.
- Иметь все документы под рукой с наличием КЭП и быстрым поиском, которые при необходимости в любое время можно выгрузить и предоставить для проверки.
- Нет необходимости помнить все пароли к внешним системам ЭДО.
- Вам не важно, в какой системе ЭДО работает контрагент, поскольку модуль имеет возможность интеграции со всеми сервисами на платформе ПТАХ (MEDoc, FlyDoc, СОТА, FREDO) и Вовремя.
- Вы всегда видите актуальный статус документов, не нужно ждать, пока эти статусы обновятся во внешней системе ЭДО.
- Высокая степень безопасности. Все документы подписываются и хранятся в вашей базе, а не во внешней системе.
- Ведение электронного документооборота ВСЕХ ваших организаций в единой системе с возможностью разграничения прав доступа в соответствии с настройками в BAS Документооборот. Нет необходимости каждый раз заходить в разные аккаунты для каждой организации.
- Вы можете обмениваться документами между вашими организациями в пределах одной базы.
Возможности модуля
Модуль интеграции позволяет не выходя из системы BAS Документообіг:
- Загружать входящие документы из внешних ЭДО систем
- Выгружать подписанные внутренние документы в системы ЭДО с необходимыми признаками
- Обновлять и актуализировать статусы документов из систем ЭДО
- Получать подписи исходных документов из систем ЭДО
- Получать протоколы подписи документов по ЭДО
- Отклонять входящие документы прямо из системы «BAS Документообіг»
- Обмениваться документами между собственными организациями внутри одной системы
- Хранить подписанные документы в системе с удобным поиском и возможностью выгрузки для контролирующих органов
- Обработка имеет возможность работать в полностью автономном режиме, без участия пользователя, благодаря разработанным регламентным задачам
- Подписывать любые документы в системе «BAS Документообіг» посредством наложения КЭП*
* Дополнительно выплачивается лицензия криптопровайдера.
И все эти действия производятся в одной системе! Автоматически! По вашим правилам!
Как это работает?
1. Загрузка входных документов происходит на вкладке «Загрузка» по выбранному признаку «Входящие».
Загружаются в систему «BAS Документообіг» файлы, отмеченные галочкой по кнопке «Загрузить входящие» (процедура аналогична для документов ПТАХ).
Система создает «Входящий документ» по шаблону
В карточке входного документа система автоматически заполнит:
- вид документа ЭДО (3)
- входящую дату от контрагента (4)
- входной номер от контрагента (5)
- организацию (2)
- контрагента (1)
- сервис, откуда загружен файл (6,7)
- файл с ЭДО автоматически попадет во входной документ
В карточке файла будет видна подпись контрагента:
После подписания файла и со стороны организации в карточке файла можно увидеть подпись контрагента и подпись со стороны организации:
После того, как документ приобретает статус указанного в настройках обмена и подписанный ЭЦП, документ попадает в обработку «Интеграция с внешними системами обмена документов» на вкладку «Выгружать» для выгрузки подписи организации.
2. Для выгрузки документа из системы, пользователю необходимо создать соответствующий внутренний документ, выбрать организацию (1), контрагента (2), заполнить все надлежащие реквизиты, добавить файлы. Реквизит «сервис ЭДО» заполняется с карты контрагента (3) с возможностью изменить «сервис ЭДО» в карточке документа, если файлы именно этого документа, необходимо отправить через другой сервис. При приобретении документом необходимых статусов (условий для выгрузки, настраиваемых администратором) – 4, 5), а также получении электронной подписи (6) документ попадет в обработку для выгрузки.
Чтобы отправить вручную файлы в сервис ЭДО, на вкладке «Выгрузка» необходимо отметить его и нажать кнопку «Отправить»
3. После отправки внутреннего документа в сервис ЭДО и обновления статусов можно увидеть обновленный статус документа в журнале внутренних документов.
После отправки внутреннего документа в сервис ЭДО в карточке документа появляется признак «Выгружено в ЭДО»
4. Чтобы получить подпись контрагентов для исходного документа вручную, необходимо в обработке «Интеграция с внешними системами обмена документов» на закладке «Загрузка» поставить знак «Исходящие»-«Обновить список».
Далее отметить те файлы, по которым необходимо скачать подписи, и нажать кнопку «Загрузка» – «Загрузить подписи выходных»
5. В системе создана возможность получения протоколов подписей. Для этого необходимо на форме «Интеграция с внешними системами обмена документами» выбрать документы, по которым нужны протоколы, и нажать «Получить протоколы подписания»
После получения протокола заполняются в карточке файла, протокол можно распечатать с карты документа:
6. Интеграция с системами ЭДО ВЧАСНО и ПТИЦ также предоставляет возможность отклонять документы непосредственно из системы.
Причина отклонения активируется только после установки галочки «Документ отклонен» .
После этого входящий документ получает статус в интеграции – «Отклоненный» и контрагент получает как сам статус, так и комментарий к нему. Например, так выглядит отклонение документа у контрагента в кабинете вовремя.
7. Если необходимо производить обмен документами ЭДО внутри группы организаций или холдинга в рамках одной системы, интеграция позволяет произвести разделение потока документов на внешние и внутригрупповые.
Для этого такие виды документов получают признак «Есть внутригрупповой». И прорабатываются интеграцией по отдельному сценарию.
8. При необходимости можно сохранить архив подписанного документа как с карточки самого документа
Так и из перечня, выбрав несколько документов
9. При этом все действия по обработке, описанные выше, могут выполняться автоматически регламентными заданиями по заданному расписанию:
Стоимость Модуля интеграции ВЧАСНО и ПТАХ в BAS Документообіг
| Название | Цена с НДС в ЕВРО | Цена с НДС в ГРН |
|---|---|---|
| CONTO. Модуль «Інтеграція ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг» | 1 200 | 62 280 |
Цены установлены в евро, при этом гривневая стоимость рассчитана по курсу 1 евро = 51,9 грн. Окончательный расчет производится по официальному курсу НБУ на день покупки.
Пн. — Пт.: 9:00 – 18:00
Сб. — Вс.: Выходной