ЧАО «ПК «Укрнефтебурение» – один из лидеров среди частных нефтедобывающих компаний Украины. По итогам 2017 года вошла в ТОП-3 частных газодобывающих компаний. Миссией компании является внести весомый вклад в развитие нефтегазового комплекса и энергонезависимости Украины. Для этого инвестируется в передовые технологии бурения, персонал и управленческие практики с целью увеличения добычи углеводородов.
Предпосылки и цели
Одним из приоритетных направлений дальнейшего развития компании стала комплексная автоматизация управленческих и финансовых бизнес-процессов предприятий, бизнес-процессов планирования и бюджетирования, а также кадрового учета и расчета заработной платы. Для решения этих вопросов был приглашен Внедряющий центр CONTO.
До начала проекта автоматизации компании использовали две отдельные системы: для ведения бухгалтерского учета и система для управления документами и бизнес-процессами. Однако со временем обе системы морально устарели, уровень их интеграции, оперативность получения управленческих данных перестали отвечать потребностям бизнеса и уровню развития компании.
По результатам проведенного обследования и анализа текущих бизнес-процессов решено создать комплексную информационную систему на базе продуктов BAS ERP и BAS Документообіг, которая построена на единых справочниках и объединении функциональных возможностей двух продуктов.
Цели проекта внедрения:
- повышение уровня управляемости и комплексности бизнес-процессов компании;
- организация единого информационного пространства на основе единой системы нормативно справочной информации;
- оперативное получение управленческих отчетов по данным по комплексной системе;
- исключение трудоемких ручных расчетов в Excel, несущих риски ошибки и предоставления некорректных сведений для принятия управленческих решений;
- автоматизация процесса учета входящей/исходящей корреспонденции, процедур создания, согласования и хранения договоров предприятия, актов и счетов на оплату, а также учет и согласование других документов Компании;
- повышение оперативности согласования и выполнения условий договоров и дополнительных соглашений;
- получение аналитических и статистических данных по договорам и сопроводительным документам.
Ход проекта
Организация комплексной среды ведения учета финансовых ресурсов осуществлялась по направлениям: управление продажами, управление запасами, управление закупками, управление производством, управление проектной деятельностью (проекты бурения и КРС), управление ППР, управление транспортом, бухгалтерский, налоговый учет, управленческая отчетность и бюджетирование, управление денежными средствами, ведение кадровой работы и набор персонала, расчет заработной платы, а также организация комплексной среды ведения документооборота и нормативно-справочной информации в дальнейшем (НСИ).
Новая информационная система была введена в промышленную эксплуатацию 01.01.2022 года, при этом автоматизировано 100 рабочих мест. При подготовке и запуске системы в эксплуатацию были проведены обучение пользователей по учетным блокам, перенос данных из старых систем, настройка базовых прав доступа и окружение в соответствии с новыми процессами.
Для построения объединенного программного комплекса на базе «BAS Документообіг» и «BAS ERP» было проведено:
- интеграцию конфигурации «BAS Документообіг» в конфигурацию «BAS ERP» с сохранением функциональных возможностей обеих конфигураций;
- создана уникальная подсистема интеграции объектов конфигураций;
- значительно доработана подсистема типового продукта «BAS Документообіг», расширившая возможности автоматизации сложных условий маршрутизации документов;
- осуществлена интеграция «BAS Документообіг» с внешними системами «ВЧАСНО», «М EDoc «, «Smart Tender», с возможностью использовать электронную подпись.
Организация комплексной среды ведения документооборота и нормативно-справочной информации в дальнейшем проходила по направлениям:
- организация среды учета договоров и сопроводительных документов;
- централизованное ведение базы контрагентов;
- автоматическое заполнение шаблонных документов;
- сохранение версий, возможность сравнения и отслеживания изменений;
- электронная визировка/согласование документов с использованием электронно-цифровой подписи;
- учет связанных документов по договору (дополнительные соглашения, спецификации, прочее);
- получение аналитической отчетности по данным договоров и сопроводительных документов;
- уведомление пользователей по важным событиям документов;
- фиксация истории коллективной работы;
- ведение журнала передачи оригиналов документов;
- контроль суммы актов за суммой договора/дополнительного соглашения в пределах их сроков действия;
- контроль исполнительной дисциплины.
Для выполнения требований автоматизации процессов закупки была разработана уникальная подсистема, которая обеспечивает полный цикл закупки: регистрацию и утверждение заявок на закупку, обеспечение работы с тендерами, используя платформу Smart Tender, обеспечение процесса правки и контроль за выполнением условий договоров закупки, хранение и учет материальные ценности под проекты, анализ и отчетные формы; доработана подсистема казначейства и оперативного управления бюджетом закупок.
Для автоматизации коммерции и продажи природного газа была разработана специальная подсистема, которая обеспечивает:
- управление коммерческими предложениями и ценообразование продаж природного газа;
- суточный баланс газа, представление и отслеживание статуса проверки; номинация/реноминация;
- учет готовой продукции как продукта с возможностью ведения учета стоимости серий готовой продукции в регистре бухгалтерии;
- сложный учет производственных затрат и капитальных инвестиций в статьях затрат при производстве газа, нефти и конденсата;
- требования по особенностям учета себестоимости продукции по договорам распределения продукции.
В рамках автоматизации бухгалтерского учета реализовано:
- значительно доработан план счетов бухгалтерского учета по расширению аналитического учета;
- 3-этапный учет производства газа, нефти и конденсата;
- расчет ренты полезных ископаемых;
- учет расходов спец. техники и автотранспорта, в том числе капитальные инвестиции и ремонт оборудования;
- расчет процентов по кредитам банков по сложным формулам;
- расчет дисконтирования задолженности.
Автоматизирован расчет зарплаты с отражением зарплаты в капитализации объектов строительства, кадровый учет с возможностью получения печатных форм по всем операциям, с доступом для сотрудников по внесению операций по себе и доверенному персоналу, интеграцией процесса утверждения кадровых и учетных приказов через подсистемы «BAS Документообіг».
Разработана уникальная подсистема расчета KPI на основании данных системы с процедурой выбора показателей работником до начисления фактического бонуса.
Построена подсистема подбора персонала: от заявки на изменение численности к комплексному процессу адаптации персонала.
В ходе автоматизации процесса бюджетирования доработана подсистема бюджетирования, что обеспечило возможность:
- ведение «Планов покупок для бюджетирования» в разрезе: видов планов, подразделов, статей, проектов и номенклатуры;
- фиксации изменений бюджета закупок, используя «Проформ план платежей», «Реестр внебюджетных платежей», «Заявка на корректировку бюджета»;
- управление оперативным планом оплат с использованием Реестра на оплату и лимитированием Заявки на использование денежных средств с изменением маршрута согласования документа;
- получение данных расширенного «Отчета о движении денежных средств по дням».
Результаты проекта
Внедрение комплексной системы «BAS ERP» + «BAS Документообіг» позволило повысить оперативность, скорость и удобство работы с бизнес-процессами Компании за счет создания, согласования документов и их интеграции с другими внешними системами, используемыми на предприятии, в одной информационной среде.
Повысилась эффективность работы отдела бухгалтерии за счет того, что все первичные документы вносятся в систему сотрудниками на местах, ответственными за этот участок работ.
Пользователи новой информационной системы оперативно получают информацию и документы по принятию управленческих решений. За счет своевременного информирования и доступа к актуальному состоянию исполнения документов повысилась исполнительная дисциплина.
Мы положительно оцениваем результаты проекта внедрения, считаем, что цели автоматизации были достигнуты. Благодарим коллектив компании CONTO за внедрение системы и подготовку персонала предприятия к работе в программном комплексе.