Группа Рабен предоставляет услуги по внутренним и международным перевозкам, контрактной и фреш логистике, морскому, воздушному и интермодальному транспорту клиентам из разных отраслей. На украинском рынке компания Рабен работает с 2003 года. В настоящее время штат компании насчитывает около 500 сотрудников в 24 региональных подразделениях с главным дистрибуционным центром под Броварами. Благодаря хорошо развитой системе управления транспортом, большой филиальной сети и современным складским помещениям компания Рабен Украина предоставляет услуги высочайшего качества.
Работа в компании с такой разветвленной сетью подразделений и большим числом клиентов связана с необходимостью оперирования большим количеством документооборота – около 350 документов в месяц, связанных с договорной деятельностью. Для оптимизации работы по таким видам документов руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. За помощью обратились во Внедренческий центр CONTO, который имеет глубокую экспертизу в проектах автоматизации делопроизводства.
Существующая до этого система документооборота внедрялась сами по себе, была недоработана, использовалась только как хранилище для хранения документов. Все договоры и связанные документы соглашались в почте и мессенджерах.
Поэтому целью проекта была автоматизация процедур создания, согласования и хранения договоров предприятия с помощью системы электронного документооборота «BAS Документообіг КОРП», повышения оперативности согласования и выполнения условий договоров и дополнительных соглашений, а также получения аналитических данных по договорам.
Новая система электронного документооборота компании ООО «Рабен Украина» была запущена в промышленную эксплуатацию 08.05.2023 года на 135 рабочих местах. Обучение проводилось на этапе тестовой эксплуатации новой системы отдельно для разных групп пользователей. Специалистами внедренческого центра разработаны подробные инструкции для пользователей системы.
В ходе проекта было реализовано:
- Создание и проверка контрагентов посредством интеграции с системой YouControl.
- Проверка наличия доверенности при выборе подписавшихся в договоры и контроль сроков их действия. За 2 недели до истечения срока действия доверенности ответственному лицу приходит уведомление о необходимости продления доверенности или ее обновления.
- Функционал автозаполнения файлов при разработке договоров и дополнительных сделок.
- Отслеживание изменений файлов благодаря версионированию.
- Автоматизация согласования договоров и отслеживание сроков их согласования. Система автоматически рассчитывает маршруты и сроки согласования документов.
- Контроль сроков деяния договоров.
- Механизм оповещения участников процесса согласования документов.
- Уникальная бесшовная интеграция с корпоративной учетной системой. В стандартном функционале учетной системы отсутствует модуль бесшовной интеграции. Поэтому специалистами CONTO на базе БИД была разработана бесшовная интеграция с системой документооборота, позволяющая пользователям получать данные и задачи системы документооборота непосредственно из учетной системы, в которой они работают.
Результаты проекта внедрения
Руководство и сотрудники ООО «Рабен Украина» отмечают следующие результаты внедрения новой системы:
- Сокращение времени создания договоров благодаря функционалу автозаполнения файлов.
- Повышение оперативности согласования и выполнения условий договоров и дополнительных соглашений.
- Уменьшение документооборота в бумажном виде.
- Повышение исполнительной дисциплины за счет своевременного информирования пользователей по важным событиям документов и доступа к актуальному состоянию исполнения документов.
- Сокращение времени при создании контрагентов в системе благодаря интеграции с системой YouControl.
- Ужесточение безопасности компании за счет снижения риска сотрудничества с недоброкачественными контрагентами благодаря автоматизации их проверки системой «YouControl».
- Получение аналитических данных по договорам и сопроводительным документам.
Мы положительно оцениваем результаты проекта внедрения, поставленные цели автоматизации были достигнуты. Руководство предприятия благодарит коллектив компании CONTO за внедрение системы и подготовку персонала предприятия к работе в программном комплексе. Планируем дальнейшее развитие информационной системы.