Групa Рабен надає послуги з внутрішніх та міжнародних перевезень, контрактної та фреш логістики, морського, повітряного та інтермодального транспорту клієнтам з різних галузей. На українському ринку компанія Рабен веде діяльність з 2003 року. На даний момент штат компанії налічує близько 500 співробітників у 24 регіональних підрозділах з головним дистрибуційним центром під Броварами. Завдяки добре розвиненій системі управління транспортом, великій мережі філій та сучасним складським приміщенням компанія Рабен Україна надає послуги найвищої якості.
Робота в компанії з такою розгалуженою мережею підрозділів і значним числом клієнтів пов’язана з необхідністю оперування великою кількістю документообігу – близько 350 документів в місяць, пов’язаних із договірною діяльністю. Для оптимізації роботи з такими видами документів керівництво компанії прийняло рішення про впровадження системи електронного документообігу. За допомогою звернулися до Впроваджувального центру CONTO, який має глибоку експертизу в проектах автоматизації діловодства.
Існуюча до цього система документообігу впроваджувалася власними силами, була недопрацьована, використовувалася лише як сховище для зберігання документів. Всі договори та пов’язані документи погоджувались в пошті та месенджерах.
Тому метою проекту впровадження була автоматизація процедур створення, погодження та зберігання договорів підприємства з допомогою системи електронного документообігу «BAS Документообіг КОРП», підвищення оперативності погодження та виконання умов договорів та додаткових угод, а також отримання аналітичних даних за договорами.
Нова система електронного документообігу у компанії ТОВ “Рабен Україна” була запущена у промислову експлуатацію 08.05.2023 року на 135 робочих місцях. Навчання проводилось на етапі тестової експлуатації нової системи окремо для різних груп користувачів. Спеціалістами впроваджувального центру розроблені детальні інструкції для користувачів системи.
В ході проекту було реалізовано:
- Створення та перевірка контрагентів за допомогою інтеграції з системою «YouControl».
- Перевірка наявності довіреності при виборі підписантів у договори та контроль термінів їх дії. За 2 тижні до закінчення строку дії довіреності, відповідальній особі приходить сповіщення про необхідність продовження довіреності або її оновлення.
- Функціонал автозаповнення файлів при створенні договорів і додаткових угод.
- Відслідковування змін файлів завдяки версіонуванню.
- Автоматизація погодження договорів та відслідковування строків їх погодження. Система автоматично розраховує маршрут та строки узгодження документів.
- Контроль термінів дії договорів.
- Механізм сповіщення учасників процесу погодження документів.
- Унікальна безшовна інтеграція з корпоративною обліковою системою. У стандартному функціоналі облікової системи відсутній модуль безшовної інтеграції. Тому фахівцями CONTO на базі БІД було розроблено безшовну інтеграцію з системою документообігу, яка дозволяє користувачам отримувати дані і завдання системи документообігу безпосередньо із облікової системи, в якій вони працюють.
Результати проекту впровадження
Керівництво та співробітники ТОВ “Рабен Україна” відзначають такі результати впровадження нової системи:
- Скорочення часу на створення договорів завдяки функціоналу автозаповнення файлів.
- Підвищення оперативності погодження та виконання умов договорів та додаткових угод.
- Зменшення документообігу у паперовому вигляді.
- Підвищення виконавчої дисципліни за рахунок своєчасного інформування користувачів по важливим подіям документів та доступу до актуального стану виконання документів.
- Скорочення часу при створенні контрагентів в системі завдяки інтеграції із системою «YouControl».
- Посилення безпеки компанії за рахунок зниження ризику співпраці з недоброякісними контрагентами завдяки автоматизації їх перевірки системою «YouControl».
- Отримання аналітичних даних за договорами та супровідними документами.
Ми позитивно оцінюємо результати проекту впровадження, поставлених цілей автоматизації було досягнуто. Керівництво підприємства дякує колективу компанії CONTO за впровадження системи та підготовку персоналу підприємства до роботи в програмному комплексі. Плануємо подальший розвиток інформаційної системи.