BAS Документообіг КОРП

“BAS Документообіг КОРП” дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, відповідно до основних постанов та законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:

• Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”
• Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”
• Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”
• Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”
• Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”

«BAS Документообіг КОРП» автоматизує діловодство та управлінські бізнес-процеси всередині як великих холдингів, держустанов, так і невеликих приватних компаній. Рішення є універсальним, може бути налаштоване і адаптоване під специфіку конкретної організації.

• Робота з документами та файлами. Контроль версій файлів
• Бізнес-процеси: проектування, керування, контроль
• Автоматизація діловодства. Робота з вхідною та вихідною кореспонденцією
• Інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами
• Керування проектною діяльністю
• Організація заходів
• Організація архіву документів. Формування номенклатури справ
• Повнотекстовий пошук з урахуванням морфології
• Облік робочого часу та контроль виконання
• Організація розподіленої інформаційної бази
• Обмін даними з іншими типовими конфігураціями
• Штрихкодування докуменітв та швидкий пошук за штрихкодом
• Поштовий клієнт
• Гнучке розмежовування прав доступу
• Можливість роботи у веб-клієнті
• Звітність та контроль виконавчої дисципліни
• Зручність роботи на кожен день

• все в одному рішенні 

у порівнянні з іншими системами електронного документообігу, які пропонують різні модулі окремо від базової конфігурації, продукт «BAS Документообіг КОРП» містить в собі величезну кількість функціональних можливостей, які дозволяють без доробки функціоналу повністю провести автоматизацію всіх бізнес-процесів документарного забезпечення на підприємстві.

• зручний інтерфейс користувача, який легко налаштовується 

для кожного користувача в програмі можна налаштувати індивідуальний робочий стіл, забезпечує швидкий доступ до всіх необхідних документів, списків, звітів тощо.

• потужна система роботи з бізнес-процесами

рішення дозволяє налаштувати управлінські процеси будь-якої складності, зокрема і з використанням умов маршрутизації.

• інтеграція з іншими обліковими системами

програмний продукт містить різні механізми інтеграції з конфігураціями BAS та іншими програмами: правила обміну, плани обміну, веб-сервіс роботи з файлами, інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами, веб-сервіс документообігу, бізнес-події завантаження файлів, завантаження та надсилання електронної пошти, та ін.

• простота конфігурації 

опції, які раніше можна було налаштовувати тільки в середовищі розробки, тепер легко конфігуруються через інтерфейс адміністратора.

• можливість віддаленої роботи

веб- клієнт дозволяє працювати з базою документообігу навіть перебуваючи за межами офісу: відрядження, зустрічі, віддалена робота.

Використовуючи власний проектний досвід, Впроваджувальний центр CONTO розробив ряд продуктів, які розширюють функціонал типової конфігурації:

• Архів електронних документів – рішення для зберігання підписаних сторонами первинних документів, завантажених із зовнішніх систем обміну електронними документами (Вчасно, FREDO, M.E.Doc, FlyDoc).
• Модуль інтеграції ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг – дає можливість одним дотиком підписувати документи в системі  BAS Документообіг та відправляти їх  своїм партнерам, у той сервіс ЕДО, яким вони користуються (M.E.Doc, FlyDoc, СОТА, FREDO, Вчасно).
• Модуль інтеграції з YouControl – дозволяє при вводі ЄГРПОУ – заповнити всі необхідні реквізити картки контрагента.

Управління договорами

• Створення договору за єдиним встановленим шаблоном з можливістю обмежити доступ користувачів до редагування заздалегідь заповнених реквізитів

• Налаштування автозаповнення файлу договору (як наперед визначеними реквізитами, так і скриптами)

• Встановлення зав’язку та єдиної нумерації між документами, що супроводжують

• Контроль передачі та повернення оригіналів від контрагента

• Автоматичне продовження термінів дії договорів

• Можливість реалізації складного маршруту погодження, підписання та виконання з урахуванням типу договору, організації, суми договору тощо

• Формування звітів щодо договірної роботи як за встановленими шаблонами, так і налаштованими самостійно.

Робота з фінансовими документами

• Надання повноважень на створення, погодження, редагування та реєстрацію фінансових документів на кожному етапі.

• Налаштування картки окремо для кожного виду фінансового документа з урахуванням видимості реквізитів та прав доступу до них.

• Можливість автоматичного запуску процесу під час запису картки документа без можливості додати або змінити попередньо визначених учасників погодження.

Ведення документації управління якістю відповідно до міжнародного стандарту ISO 9001

• Створення та налаштування єдиних шаблонів документів різного виду складності.

• Налаштування періодичних процесів за встановленим розкладом.

• Автоматичне формування періодичних звітів та розсилки електронною поштою встановленим адресатам.

Облік товарів та послуг

• Налаштування обміну Номенклатури товарів та послуг з продуктами BAS (УТП, УВП, ERP).

• Легкий та швидкий вибір номенклатурних позицій у табличній частині картки документа.

• Формування специфікацій та кошторисів у шаблоні файлу встановленого зразка.

Облік організацій для підприємств, що складаються з кількох юридичних осіб

• Швидкий відбір та пошук документів та процесів по Організаціях.

• Формирование отчетов отдельно для каждой организации по всем видам документов.

• Налаштування прав доступу до організацій та встановлення відповідальних осіб (для формування звітів, томів номенклатури тощо).

Облік проектів

• ведення аналітичного обліку даних у розрізі проектів (вхідних, вихідних та внутрішніх документів, файлів, процесів, заходів, завдань та ін.)
• автоматизація операційної діяльності щодо виконання плану проекту;
• облік трудовитрат у межах проектів;
• формування звітності щодо проектів;
• завантаження проектів Microsoft Project (як джерело даних використовується файл проекту, вивантажений у XML)
• робота з планом проекту та діаграмою Ганта.

Облік робочого часу користувачів

• Зазначення фактичних витрат часу по кожному об’єкту системи.

• Заповнення щоденних звітів – це зручний спосіб вказівки та перевірки фактичних трудовитрат у розрізі видів робіт за конкретний день.

• Врахування відсутності працівників на робочому місці з будь-яких причин: наприклад, у зв’язку з хворобою, відрядженням, відпусткою, відгулом та ін.

• Делегування прав

Коли співробітник їде у відпустку або йде на лікарняний, його обов’язки та завдання передовіряють тому, хто замінює. У «BAS Документообіг» для цього передбачено можливість делегування прав. Делегування прав дозволяє призначати права одного працівника іншому. Делегату можуть бути передані як усі права, так і лише частина.

Звітно-статистична інформація

У системі «BAS Документообіг» передбачено близько 300 видів звітів за різними напрямками та розрізами аналітики. А за професійного впровадження цей список легко розширюється і доповнюється необхідними звітними формами.

• Гнучкі параметри кожного виду звіту.

• Контрольні звіти щодо процесів та завдань за кожним виконавцем, підрозділами, організаціями тощо.

• Статистика документообігу.

• Великий вибір звітів щодо договірної роботи з можливістю додаткового налаштування.

Електронний підпис та шифрування

Електронний підпис (ЕП) – це реквізит електронного документа, який вважається аналогом власноручного підпису та друку.

«BAS Документообіг КОРП» може працювати з будь-якими видами ЕП та будь-якими криптопровайдерами, кінцевий вибір яких залежить від поставлених завдань.

За допомогою ЕП можна:

• підписати документ, файл, резолюції, візи погодження, результат затвердження;
• зашифрувати та розшифрувати вміст збережених файлів.

Кожен встановлений підпис можна перевірити.

Статус перевірки електронного підпису зберігається в інформаційній базі та відображається у картці підпису, картках та списках усіх об’єктів, що підписуються.

Перевірка підпису та сертифіката виконується окремо та надає електронному підпису один із загальних статусів:

• Дійсно — якщо дійсні і підпис, і сертифікат;
• Дійсні, але немає довіри до сертифікату – якщо дійсний тільки підпис, але не сертифікат;
• Недійсний – якщо недійсні ні підпис, ні сертифікат.

У користувачів «BAS Документообіг КОРП» є можливість зашифрувати файл сертифікатом одержувача та надіслати його, наприклад, електронною поштою. Навіть якщо повідомлення буде перехоплено, розшифрувати файл третім особам не вдасться, тому що це неможливо без доступу до закритого ключа одного із сертифікатів.

• шифруються всі версії файлу;
• зашифрований файл можна скопіювати, копія залишиться зашифрованою;
• зашифрований файл не можна редагувати;
• для зашифрованих файлів не працює повнотекстовий пошук.

Шифрування відповідає лише за конфіденційність переданих даних, не контролюючи їх цілісність та авторство. Ці завдання вирішує електронний підпис. Тому перед шифруванням рекомендується підписувати файл електронним підписом.