CONTO. Модуль “Інтеграція ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг”
CONTO. Модуль “Інтеграція ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг” дає можливість одним дотиком підписувати документи в системі BAS Документообіг та відправляти їх своїм партнерам, у той сервіс ЕДО, яким вони користуються. Це дозволить оптимізувати процес створення, погодження, підписання та отримання підписаних документів від контрагентів в систему BAS Документообіг та забезпечити надійне зберігання та миттєвий пошук необхідних документів у майбутньому.
Втомилися постійно заходити до різних сервісів і шукати необхідні документи?
Набридло пам‘ятати паролі від усіх зовнішніх систем ЕДО та шукати документи в різних системах?
Тоді наш CONTO. Модуль “Інтеграція ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг” саме для Вас!
Переваги CONTO. Модуль “Інтеграція ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг”
Він допоможе:
- Значно заощадити Ваш час, оскільки всі дії з Вашими документами (завантаження/вивантаження, підписання, погодження, перевірка статусів, зберігання тощо) відбуваються в одній системі – BAS Документообіг.
- Мати всі документи під рукою, з наявністю КЕП і швидким пошуком, які при необхідності у будь-який час можна вивантажити і надати для перевірки.
- Немає необхідності пам’ятати всі паролі до зовнішніх систем ЕДО.
- Вам байдуже, в якій системі ЕДО працює контрагент, оскільки модуль має можливість інтеграції з усіма сервісами на платформі ПТАХ (MEDoc, FlyDoc, СОТА, FREDO) та Вчасно.
- Ви завжди бачите актуальний статус документів, не потрібно чекати поки ці статуси оновляться у зовнішній системі ЕДО.
- Високий рівень безпеки. Всі документи підписуються і зберігаютьсяу ВАШІЙ базі, а не у зовнішній системі.
- Ведення електронного документообігу ВСІХ ваших організацій у єдиній системі, з можливістю розмежування прав доступу відповідно до налаштувань у BAS Документообіг. Немає потреби кожний раз заходити у різні аккаунти для кожної організації.
- Ви можете обмінюватись документамиміж своїми організаціями в межах однієї бази.
Можливості модуля
Модуль інтеграції дозволяє не виходячи із системи BAS Документообіг: 
- Завантажувати вхідні документи із зовнішніх ЕДО систем
- Вивантажувати підписані внутрішні документи в системи ЕДО, з необхідними ознаками
- Оновлювати та актуалізувати статуси документів з систем ЕДО
- Отримувати підписи вихідних документів з систем ЕДО
- Отримувати протоколи підпису документів з ЕДО
- Відхиляти вхідні документи прямо з системи «BAS Документообіг»
- Обмінюватись документами між власними організаціями в межах однієї системи
- Зберігати підписані документи у системі, зі зручним пошуком та можливістю вивантаження для контролюючих органів
- Обробка має можливість працювати в повністю автономному режимі, без участі користувача, завдяки розробленим регламентним завданням
- Підписувати будь-які документи в системі «BAS Документообіг» за допомогою накладання КЕП*
* Додатково сплачується ліцензія криптопровайдера.
І всі ці дії виконуються в одній системі! Автоматично! За вашими правилами!
Як це працює?
1. Завантаження вхідних документів відбувається на вкладці «Завантаження» з обраною ознакою «Вхідні».
Завантажуються в систему «BAS Документообіг» файли, які відмічені галочкою по кнопці «Завантажити вхідні» (Процедура аналогічна для документів ПТАХ).
Система створює «Вхідний документ» за шаблоном
В картці вхідного документа система автоматично заповнить:
- вид документа ЕДО (3)
- вхідну дату від контрагента (4)
- вхідний номер від контрагента (5)
- організацію (2)
- контрагента (1)
- сервіс, звідки завантажено файл (6,7)
- файл з ЕДО автоматично потрапить у вхідний документ
В картці файлу буде видно підпис контрагента:
Після підписання файлу і зі сторони організації в картці файлу можна побачити підпис контрагента та підпис зі сторони організації:
Після того, як документ набуває статусу вказаного в налаштуваннях обміну і підписаний ЕЦП документ потрапляє в обробку «Інтеграція з зовнішніми системами обміну документів» на вкладку «Вивантажувати» для вивантаження підпису організації.
2. Для вивантаження документу з системи, користувачу необхідно: створити відповідний внутрішній документ, обрати організацію (1), контрагента (2), заповнити всі належні реквізити, додати файли. Реквізит «Сервіс ЕДО» заповнюється з картки контрагента (3) з можливістю змінити «сервіс ЕДО» в картці документа, якщо файли саме цього документа, необхідно відправити через інший сервіс. При набутті документом необхідних статусів (умов для вивантаження, що налаштовуються адміністратором) – 4, 5), а також отриманні електронного підпису (6), документ потрапить в обробку для вивантаження.
Щоб відправити вручну файли до сервісу ЕДО, на вкладці «Вивантаження» необхідно відмітити його, та натиснути кнопку «Відправити»
3. Після відправлення внутрішнього документа до сервісу ЕДО та оновлення статусів можна побачити оновлений статус документа в журналі внутрішніх документів.
Після відправлення внутрішнього документа до сервісу ЕДО в картці документа появляється ознака «Вивантажено в ЕДО»
4. Щоб отримати підпис контрагентів для вихідного документа вручну, необхідно в обробці «Інтеграція з зовнішніми системами обміну документів» на закладці «Завантаження» поставити ознаку «Вихідні»-«Оновити список».
Далі відмітити ті файли, по яким необхідно завантажити підписи, та натиснути кнопку «Завантаження» – «Завантажити підписи вихідних»
5. В системі створено можливість отримання протоколів підписів . Для цього необхідно на формі «Інтеграція з зовнішніми системами обміну документами» обрати документи по яким потрібні протоколи та натиснути «Отримати протоколи підписання»
Після отримання протоколи заповнюються у картці файлу, протокол можна роздрукувати з картки документа:
6. Інтеграція з системами ЕДО ВЧАСНО та ПТАХ також надає можливість відхиляти документи безпосередньо з системи.
«Причина відхилення» активується лише після встановлення галочки «Документ відхилений» .
Після цього вхідний документ отримує статус у інтеграції – «Відхилений» і контрагент отримує як сам статус, так і коментар до нього. Наприклад, так виглядає відхилення документу у контрагента в кабінеті Вчасно.
7. Якщо необхідно проводити обмін документами ЕДО всередині групи організацій або холдингу в рамках однієї системи , інтеграція дозволяє провести розділення потоку документів на зовнішні та внурішньогрупові.
Для цього такі види документів отримують ознаку «Є внутрішньо груповим». І опрацьовуються інтеграцією за окремим сценарієм.
8. За необхідності можна зберегти архів підписаного документу як з картки самого документа.
Так і з переліку, обравши декілька документів
9. При цьому всі дії з обробкою, описані вище, можуть виконуватись автоматично регламентними завданнями за заданим розкладом:
Вартість CONTO. Модуль “Інтеграція ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг”
| Назва | Ціна з ПДВ у ЄВРО | Ціна з ПДВ у ГРН |
|---|---|---|
| CONTO. Модуль “Інтеграція ВЧАСНО і ПТАХ у BAS Документообіг” | 1200 | 62 280 |
Ціни встановлені в євро, при цьому гривнева вартість розрахована за курсом 1 євро = 51,9 гривень. Остаточний розрахунок проводиться за офіційним курсом НБУ на день покупки.