Створене у 1998 році у складі Державного підприємства “НЕК “Укренерго”, державне підприємство “Енергоринок“, є комерційним оператором оптового ринку електроенергії (ОРЕ). Основною метою організації було забезпечення діяльності ОРЕ України відповідно до вимог Договору між членами Оптового ринку електричної енергії України (ДЧОРЕ) ).
Рішення про автоматизацію процесів загального діловодства у структурних підрозділах було обумовлено необхідністю:
- Підвищити ефективність ухвалення управлінських рішень;
- Скоротити час на обробку вхідної та вихідної документації;
- Посилити контроль за: процесами документообігу, виконанням доручень керівництва, виконавчою дисципліною;
- Забезпечити автоматизовану роботу з документами у структурних підрозділах підприємства;
- Створити зручний пошук документів та проектів документів як за реквізитами, так і за змістом у єдиній інформаційній базі.
В результаті огляду різних інформаційних систем, вибір упав на «Документообіг КОРП». По-перше, даний програмний продукт підтримує повний цикл роботи з документами: від розробки проекту документа та візування до погодження та його виконання, по-друге, працює на сучасній платформі, що скорочує витрати на розгортання системи, її супровід та доопрацювання. Система звітів «Документообіг» дозволяє контролювати виконавську дисципліну та параметри кожного бізнес-процесу, а зручний інтерфейс – скорочує час на навчання співробітників.
У ході проекту спеціалістами впроваджувального центру CONTO, спільно зі спеціалістами Департаменту інформаційних комп’ютерних систем, були виконані роботи:
- Досліджено процеси діловодства на підприємстві, в результаті визначено порядок автоматизації та пріоритетні процеси автоматизації;
- Розроблено функціональні вимоги до системи;
- Виконано встановлення та першочергові налаштування системи (відображено організаційну структуру, довідкову інформацію, розподілено права доступу користувачів);
- Відображено доопрацювання в системі та автоматизовано такі процеси:
- «Робота з вхідними документами»
- «Робота з вихідними документами»
- «Робота з внутрішніми документами у розрізі «Накази з ДП «Енергоринок», «Розпорядження ДП «Енергоринок»;
- Виконано доопрацювання стандартних документів системи, розширено функціонал бізнес-процесів, регламентованих завдань, нагадувань користувачам, налаштовано друковані форми та звіти, а також розроблено необхідні звіти: «Контроль виконання кореспонденції», «Лист резолюцій»;
- Здійснено конвертацію даних з попередньої системи в «Документообіг КОРП»;
- Розширено функціонал системи у розрізі роботи за погодженням господарських договорів за період 10 років;
- Забезпечена робота через Web-доступ;
- Розроблено інструкції користувачів, проведено навчання та здійснено підтримку при введенні системи у промислову експлуатацію.
У процесі впровадження «Документообіг КОРП» вдалося:
- Автоматизувати технологічні процеси загального діловодства;
- Збільшити швидкість проходження та опрацювання документів виконавцями різних структурних підрозділів за рахунок роботи в єдиній інформаційній базі;
- Створити єдиний інформаційний простір з метою формування, зберігання, обробки, аналізу та статистики даних у документах;
- Забезпечити сканування документів – розпізнавання електронних образів, а також налаштувати оперативний контекстний пошук інформації;
- Забезпечити формування звітних, довідкових, аналітичних матеріалів, які безпосередньо стосуються документообігу;
- Посилити контроль за виконанням доручень керівництва та документів.