CONTO. Модуль “Архів електронних документів”

Автоматизація документообігу відкриває нові перспективи для будь-якої організації, прискорюючи робочі процеси і дозволяючи оперативно та стратегічно випереджати конкурентів.

Окрім системи «BAS Документообіг КОРП» компанія CONTO, використовуючи власний проектний досвід, пропонує автоматизувати процеси діловодства та документообігу за допомогою низки продуктів, що розширюють можливості типової конфігурації.

Первинні електронні документи на підприємствах створюються в безлічі інформаційних систем, з яких вони згодом вивантажуються на зовнішні сервіси обміну для підписання Контрагентами. На сьогодні ринок програмних продуктів України пропонує різноманітні програмні рішення сервісів ЕДО, та кожне велике підприємство у своїй щоденній роботі може використовувати одночасно два, три або більше таких сервісів. Крім того, значна частина документообігу досі ведеться у паперовому варіанті.

Основний біль пересічного бухгалтера полягає в тому, де саме зберігається вся його первинна документація та яким чином вона систематизована. Частина може зберігатися у хмарному сервісі, ще частина завантажена в облікову систему, решта, отримана кур’єрами та поштою, складена у папки на полицях.

Для зберігання підписаних Сторонами первинних документів, завантажених із зовнішніх систем обміну електронними документами (Вчасно, FREDO, M.E.Doc, FlyDoc), було розроблене рішення CONTO. Модуль “Архів електронних документів”.

Встановлюється як підсистема до BAS Документообіг КОРП, не потребує додаткового програмування та має мінімальний набір первинних налаштувань, що виконуються в режимі користувача.

Так як зовнішні системи обміну електронними документами мають величезну кількість різних видів документів, в системі електронного архіву необхідно заповнити довідник «Види електронних документів», в якому виконати налаштування тільки для тих електронних документів, що в подальшому будуть завантажені.

Зверніть увагу, що налаштування виконуються окремо для вхідних та вихідних документів

Для зберігання в електронному архіві тільки тих документів, що мають підписи обох Сторін, заповнюється довідник «Статуси електронних документів для завантаження». Це налаштування буде гарантувати завантаження виключно затверджених та підписаних документів.

Синхронізація з сервісами ЕДО відбувається в автоматичному режимі за розкладом або користувачем в ручному режимі за необхідності.

Для завантаження окремих документів можна вказати період, за який були створені та підписані документи в ЕДО, систему, з якої виконувати завантаження, Організацію та/або Контрагента.

Для зручності керування списком документів, раніше завантажені документи будуть виділені блакитним кольором.

Всі завантажені документи зберігаються в розділі «Документи архіву».

Каталогізація документів архіву може бути налаштована будь яким чином: по видах первинної документації, по розрахункових операціях, по номеру рахунку за договором, за обліковими регістрами, тощо.

Також всі документи архіву можна відобразити по видах документів, по папках зберігання, по контрагентах та списком.

Картка кожного завантаженого документу містить набір необхідних реквізитів, що забезпечує простий та швидкий пошук, а також має архів електронних підписів та сам файл документу.

Кожен підпис до документу можна перевірити на зовнішніх ресурсах, завантаживши підписаний файл у форматі .p7s. За результатами аналізу буде сформовано Протокол створення та перевірки кваліфікованого електронного підпису, в якому буде зазначена інформація щодо типу носія особистого ключа: захищений/незахищений; типу підпису: удосконалений/кваліфікований та сертифікату: кваліфікований чи ні.

По всіх архівних документах є можливість формування статистичних звітів за період з наперед визначеними налаштуваннями.