Компанія ТОВ “ДЦ Україна” входить до складу міжнародної корпорації A.S.WATSON GROUP і є одним з лідерів на ринку роздрібних продаж серед магазинів формату Drogerie. З кожним роком торговельна мережа зміцнює свої позиції на ринку, впроваджує в життя якісно нові підходи до надання послуг. На сьогоднішній день торгова мережа Watsons налічує більше 372 магазинів та 24 аптек, представлена у понад 112 містах по всій території України.
Робота в компанії з такою розгалуженою мережею магазинів пов’язана з необхідністю оперування великою кількістю документообігу – близько 2000 документів на рік, пов’язаних із договірною діяльністю.
Для оптимізації роботи з такими видами документів керівництво компанії прийняло рішення про впровадження системи електронного документообігу. Для реалізації проекту було запрошено впроваджувальний центр CONTO, який незадовго до цього успішно завершив проект автоматизації системи кадрового обліку та розрахунку заробітної плати у ТОВ “ДЦ Україна”. За результатами проведеного обстеження та аналізу поточних бізнес-процесів роботи з різними видами документів було обрано програмний продукт «Документообіг КОРП».
Основна мета впровадження – підвищення оперативності, швидкості проходження та обробки різних видів документів виконавцями за рахунок створення, погодження та виконання документів в електронному вигляді, а також оперативне отримання учасниками документообігу документів та пов’язаної інформації для прийняття рішень.
Система електронного документообігу на базі «Документообіг КОРП» була запущена 11.11.2016 р. на 195 робочих місцях.
Це дозволило організувати процес взаємодії користувачів з моменту створення документа, колективного редагування, погодження або візування відповідальними особами, та до моменту передачі оригіналів документів на архівне зберігання, а також забезпечило реалізацію обміну інформацією в електронному вигляді під час роботи над процесами узгодження контрагентів та об’єктів нерухомості.
У систеі автоматизована робота з такими видами документів: договори, додаткові угоди до договору/протоколи розбіжностей, специфікації до договору, протоколи торгових умов, документи переоцінки, довіреності, заявки на створення/зміну інформації щодо контрагенту, заявки на створення об’єкта нерухомості. А також передбачено механізми автоматичного завантаження/оновлення даних про структуру підприємства та співробітників з бази «Зарплата та управління персоналом» до бази «Документообіг».
У ході проекту було автоматизовано такі блоки:
1. Облік контрагентів – фізичних чи юридичних осіб, з якими Компанія бере участь у цивільно-правових відносинах.
У програмі розроблено механізм узгодження контрагентів та облік заявок на зміни інформації про контрагенти в оперативному режимі.
2. Облік об’єктів нерухомості – існуючих, перспективних, а також тих, що готуються до відкриття магазинів та інших об’єктів нерухомості (конкурентів).
Дані щодо об’єктів нерухомості є джерелами інформації для укладання майбутніх договорів між компанією ТОВ «ДЦ Україна» та одним або декількома контрагентами.
Крім фіксації основної інформації по об’єктах нерухомості, у програмі реалізовані механізми інтеграції з онлайн-картою для візуального відображення всіх об’єктів нерухомості на загальнодоступних картах, а також запуск комплексного процесу «Підготовка та узгодження моделі торгового об’єкта» за заздалегідь прописаним маршрутом, на підставі перезаповненої електронної картки «Об’єкта нерухомості».
У системі передбачено можливість адміністрування існуючих об’єктів оренди, отримання аналітичної звітності в розрізі власників, умов комерційних договорів тощо, а також створення спільної картки торгової мережі з точною адресною ідентифікацією.
3. Облік договорів та супровідних документів (додаткових угод, специфікацій, протоколів торгових умов, документів переоцінки, актів приймання-передачі об’єктів оренди, довіреностей тощо)
У системі налаштовано автоматичний контроль умов договорів, а також розклад повідомлень для відповідальних за договорами, термін яких спливає за N-днів до вказаної дати закінчення дії договору, та термін яких автоматично продовжено на зазначений період.
Реалізовано функціонал для розрахунку орендної ставки за умовами договорів та додаткових угод у межах обліку договорів оренди щодо об’єктів нерухомості.
У ході автоматизації роботи з договорами та супровідними документами були застосовані на практиці можливості типового рішення, такі як штрихкодування, потокове сканування та розпізнавання штрихкодів.
4. Організація електронного архіву договорів та супровідних документів.
Процес передачі документів до архіву передбачає обов’язкові елементи: наявність заповненої електронної картки документа та скан копії оригіналу документа; підтвердження факту прийому документа до архіву; заповнені дані про фактичне місце зберігання документа в архіві та можливість автоматично сформувати друковані форми опису справ переданих документів до архіву.
Доопрацьовано механізми контролю передачі документів до архіву та прикріплення скан-копії оригіналів документів.
У ході проекту автоматизації реалізовано також такі функції:
- автоматичне заповнення шаблонних документів;
- збереження версій, можливість порівняння та відстеження змін;
- електронне візування/погодження документів;
- отримання аналітичної звітності за даними договорів та супровідних документів;
- повідомлення користувачів щодо важливих подій документів;
- фіксація історії колективної роботи;
- ведення журналу передачі оригіналів документів між структурними підрозділами;
- фіксація розташування документів в організації і т.д.
Результати проекту впровадження
Керівництво та співробітники ТОВ “ДЦ Україна” відзначають такі результати впровадження системи електронного документообігу:
- автоматизація процесу обліку, погодження та зберігання договорів та пов’язаних документів підприємства за допомогою системи електронного документообігу;
- підвищення оперативності погодження та виконання умов договорів та додаткових угод;
- зменшення документообігу у паперовому вигляді;
- автоматизація процесу роботи з об’єктами нерухомості;
- створення спільної картки торгової мережі з точною адресною ідентифікацією;
- отримання аналітичних та статистичних даних за договорами та супровідними документами;
- формування звітів, контроль та аналіз документообігу в розрізі різних видів документів;
- підвищення виконавчої дисципліни