Компания ООО «ДЦ Украина» входит в состав международной корпорации A.S.WATSON GROUP и является одним из лидеров на рынке розничных продаж среди магазинов формата Drogerie.С каждым годом торговая сеть укрепляет свои позиции на рынке, внедряет в жизнь качественно новые подходы к оказанию услуг. На сегодняшний день торговая сеть Watsons насчитывает более 372 магазинов и 24 аптек, представлена в более 112 городах по всей территории Украины.
Работа в компании с такой разветвленной сетью магазинов связана с необходимостью оперирования большим количеством документооборота — около 2000 документов в год, связанных с договорной деятельностью.
Для оптимизации работы с такими видами документов, руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Для реализации проекта был приглашен внедренческий центр CONTO, который незадолго до этого успешно завершил проект автоматизации системы кадрового учета и расчета заработной платы в ООО «ДЦ Украина». По результатам проведенного обследования и анализа текущих бизнес-процессов работы с разными видами документов был выбран программный продукт «Документооборот КОРП для Украины».
Основная цель внедрения — повышение оперативности, скорости прохождения и обработки разных видов документов исполнителями за счет создания, согласования и исполнения документов в электронном виде, а также оперативное получение участниками документооборота документов и связанной информации для принятия решений.
Система электронного документооборота на базе «Документооборот КОРП для Украины» была запущена 11.11.2016 г., на 195 рабочих местах.
Это позволило организовать процесс взаимодействия пользователей с момента создания документа, коллективного редактирования, согласования или визирования ответственными лицами, и до момента передачи оригиналов документов на архивное хранение, а также обеспечило реализацию обмена информацией в электронном виде в ходе работы над процессами согласования контрагентов и объектов недвижимости.
В системе автоматизирована работа со следующими видами документов: договора, дополнительные соглашения к договору/протоколы разногласий, спецификации к договору, протоколы торговых условий, документы переоценки, доверенности, заявки на создание/изменение информации по контрагенту, заявки на создание объекта недвижимости. А также предусмотрены механизмы автоматической загрузки/ обновления данных о структуре предприятия и сотрудниках из базы «Зарплата и управление персоналом» в базу «Документооборот».
В ходе проекта были автоматизированы следующие блоки:
1. Учет контрагентов — физических или юридических лиц, с которыми Компания участвует в гражданско-правовых отношениях.
В программе разработан механизм согласования контрагентов и учет заявок на изменения информации о контрагентах в оперативном режиме.
2. Учет объектов недвижимости — существующих, перспективных, а также готовящихся к открытию магазинов и прочих объектов недвижимости (конкурентов).
Данные по объектам недвижимости являются источниками информации для заключения будущих договоров между компанией ООО «ДЦ Украина» и одним или несколькими контрагентами.
Кроме фиксации основной информации по объектам недвижимости, в программе реализованы механизмы интеграции с ЯндексКартами для визуального отображения всех объектов недвижимости на общедоступных картах, а также запуск комплексного процесса «Подготовка и согласование модели торгового объекта» по заранее прописанному маршруту, на основании перезаполненной электронной карточки «Объекта недвижимости».
В системе предусмотрена возможность администрирования существующих объектов аренды, получения аналитической отчетности в разрезе собственников, условий коммерческих договоров и т.д., а также создания общей карты торговой сети с точной адресной идентификацией.
3. Учет договоров и сопроводительных документов (дополнительных соглашений, спецификаций, протоколов торговых условий, документов переоценки, актов приема-передачи объектов аренды, доверенностей и т.д.)
В системе настроен автоматический контроль условий договоров, а также расписание уведомлений для ответственных по договорам, срок которых истекает за N-дней до указанной даты окончания действия договора, и срок которых автоматически продлен на указанный период.
Реализован функционал для расчета арендной ставки по условиям договоров и доп. соглашений в рамках учета договоров аренды по объектам недвижимости.
В ходе автоматизации работы с договорами и сопроводительными документами были применены на практике возможности типового решения, такие как штрихкодирование, потоковое сканирование и распознавание штрихкодов.
4. Организация электронного архива договоров и подчиненных документов.
Процесс передачи документов в архив предусматривает обязательные элементы: наличие заполненной электронной карточки документа и скан копии оригинала документа; подтверждение факта приема документа в архив; заполненные данные о фактическом месте хранения документа в архиве и возможность автоматически сформировать печатные формы описи дел переданных документов в архив.
Доработаны механизмы контроля передачи документов в архив и прикрепления скан-копии оригиналов документов.
В ходе проекта автоматизации реализованы также следующие функции:
- автоматическое заполнение шаблонных документов;
- сохранение версий, возможность сравнения и отслеживание изменений;
- электронное визирование/согласование документов;
- получение аналитической отчетности по данным договоров и сопроводительных документов;
- уведомление пользователей по важным событиям документов;
- фиксация истории коллективной работы;
- ведение журнала передачи оригиналов документов между структурными подразделениями;
- фиксация местоположения документов в организации и т.д.
Результаты проекта внедрения
Руководство и сотрудники ООО «ДЦ Украина» отмечают следующие результаты внедрения системы электронного документооборота:
- автоматизация процесса учета, согласования и хранения договоров и связанных документов предприятия с помощью системы электронного документооборота;
- повышение оперативности согласования и выполнения условий договоров и дополнительных соглашений;
- уменьшение документооборота в бумажном виде;
- автоматизация процесса работы с объектами недвижимости;
- создание общей карты торговой сети с точной адресной идентификацией;
- получение аналитических и статистических данных по договорам и сопроводительным документам;
- формирование отчетов, контроль и анализ документооборота в разрезе разных видов документов;
- повышение исполнительской дисциплины