CONTO. Модуль «Архів електронних документів»

Автоматизация документооборота открывает новые перспективы для любой организации, ускоряя рабочие процессы и позволяя оперативно и стратегически опережать конкурентов.

Кроме системы «BAS Документообіг КОРП» компания CONTO, используя свой проектный опыт, предлагает автоматизировать процессы делопроизводства и документооборота с помощью ряда продуктов, расширяющих возможности типовой конфигурации.

Первичные электронные документы на предприятиях создаются во множестве информационных систем, из которых они впоследствии выгружаются на внешние сервисы обмена для подписания Контрагентами. Сегодня рынок программных продуктов Украины предлагает разнообразные программные решения сервисов ЭДО, и каждое крупное предприятие в своей ежедневной работе может использовать одновременно два, три или более таких сервисов. Кроме того, значительная часть документооборота до сих пор ведется в бумажном варианте.

Основная боль рядового бухгалтера состоит в том, где хранится вся его первичная документация и каким образом она систематизирована. Часть может храниться в облачном сервисе, часть загружена в учетную систему, остальная, полученная курьерами и почтой, составлена в папки на полках.

Для хранения подписанных Сторонами первичных документов, загруженных из внешних систем обмена электронными документами (FREDO, M.E.Doc, FlyDoc), было разработано решение CONTO. Модуль «Архів електронних документів».

Устанавливается как подсистема к BAS Документообіг КОРП, не требует дополнительного программирования и имеет минимальный набор первичных настроек, выполняемых в режиме пользователя.

Так как внешние системы обмена электронными документами имеют огромное количество различных видов документов, в системе электронного архива необходимо заполнить справочник «Виды электронных документов», в котором выполнить настройку только для тех электронных документов, в дальнейшем будут загружены.

Обратите внимание, что настройки выполняются отдельно для входящих и исходящих документов.

Для хранения в электронном архиве только тех документов, которые имеют подписи обеих сторон, заполняется справочник «Статусы электронных документов для загрузки». Этот параметр будет гарантировать загрузку исключительно утвержденных и подписанных документов.

Синхронизация с сервисами ЭДО происходит в автоматическом режиме по расписанию или пользователем в ручном режиме при необходимости.

Для загрузки отдельных документов можно указать период, за который были созданы и подписаны документы в ЭДО, систему, с которой выполнять загрузку, организацию и / или контрагента.

Для удобства управления списком документов, ранее загруженные документы будут выделены голубым цветом.

Все загруженные документы хранятся в разделе «Документы архива».

Каталогизация документов архива может быть настроена любым образом: по видам первичной документации, по расчетным операциям, по номеру счета по договору, за учетными регистрами, и т.д.

Также все документы архива можно отобразить по видам документов, по папкам хранения, по контрагентам и списком.

Карточка каждого загруженного документа содержит набор необходимых реквизитов, обеспечивает простой и быстрый поиск, а также архив электронных подписей и сам файл документа.

Каждая подпись к документу можно проверить на внешних ресурсах, загрузив подписанный файл в формате .p7s. По результатам анализа будет сформирован Протокол создания и проверки квалифицированного электронной подписи, в котором будет указана информация о типе носителя личного ключа: защищенный / незащищенный; типа подписи: усовершенствованный / квалифицированный и сертификата: квалифицированный или нет.

По всем архивных документах есть возможность формирования статистических отчетов за период с заранее определенными настройками.