ООО «Компания «Юнивест Маркетинг» – это часть группы компаний Univest, один из лидеров на рынке бумажной и картонной упаковки. Производственный комплекс расположен в г. Фастов Киевской области, главный офис — в г. Киев. Цикл производства – 24/7. Общая площадь производства составляет 19 000 м кв. Количество персонала – более 500 человек.
Компания осуществляет деятельность по 3 направлениям:
«Univest Print» – высококачественная печать журналов, каталогов, периодических изданий;
«Univest Packaging» – производство картонной и бумажной упаковки для фармацевтической, косметической, кондитерской, электронной и другой промышленной продукции;
«Food in Box» – изготовление бумажной, картонной и пластиковой одноразовой посуды и упаковки для фастфуда.
Современное оборудование, сертифицированные материалы и уникальная печать – обеспечивают сотрудничество компании с передовыми промышленными компаниями о в Украине. Логистический комплекс площадью 12 000 кв.м. и собственный экспортно-импортный отдел обеспечивают экспорт в Европу, Азию, страны СНГ.
Высокие стандарты качества, материалов, систем пищевой безопасности, производственных процессов и подготовки персонала позволяют ООО «Компания «Юнивест Маркетинг» более 26 лет создавать яркие и комплексные упаковочные решения с заботой о людях и окружающей среде.
Предпосылки и цели
Внедрение комплексной системы имело целью оптимизацию информационной поддержки процессов хозяйственной, финансовой и организационно-управленческой деятельности подразделений предприятия, обеспечение пользователей информационной системы необходимой актуальной, достоверной и согласованной информацией.
На момент входа в проект предприятие имело несколько информационных систем, частично интегрированных на уровне обменов (система для планирования производственных операций, логистическая система, бухгалтерия и регламентированный учет). Одной из концептуальных задач проекта была реализация этих бизнес-процессов в единой ERP-системе.
Помимо этого, была поставлена задача внедрения информационной системы с максимально возможным использованием типового функционала в целях стандартизации и упрощения бизнес-процессов в ходе реализации проекта.
Для реализации этих концептуальных задач, а также с учетом других возможностей системы, представленных в демоверсии, было принято решение о внедрении программного продукта BAS ERP.
В рамках проекта планировалось автоматизировать следующие разделы учета:
- Управление закупками
- Управление продажами (в т. ч. экспортные операции)
- Управление запасами (номенклатура)
- Управление производством
- Учет ремонтов
- Склад
- Бухгалтерский и налоговый учет
- Управленческая отчетность
- Управление денежными средствами
- Кадровый учет и начисление заработной платы
- Интеграция с внешними системами
После анализа рынка автоматизаторов, для реализации данного проекта мы обратились в компанию CONTO, которая является одним из лидеров по внедрению систем ERP-класса и имеет репутацию надежного партнера.
Реализация проекта внедрения
Проект осуществлялся в несколько этапов:
1. Обследование бизнес процессов, ожиданий и требований Компании и создание концепции проекта. На этом этапе было проведено моделирование процессов учета в BAS ERP на примере нескольких заказов по различным производственным направлениям компании (изготовление упаковки, принт, посуда для фаст-фуда), для получения обоснованной информации по объему необходимых доработок решения.
2. Доработка типового программного продукта с учетом отраслевой специфики и корпоративных требований по функциональным блокам.
3. Опытная эксплуатация.
4. Промышленная эксплуатация и послепроектное сопровождение. Осуществлялась поддержка пользователей и доработка программного продукта по задачам, не выявленным в первой фазе.
Стоит отметить, что, хотя первоначальной задачей проекта было внедрение информационной системы с максимальным использованием типового функционала, в процессе обследования и дальнейших фаз проекта задачи были расширены, как за счет дополнительных требований «Компании «Юнивест Маркетинг», так и по причине того, что типовой функционал не покрывал полностью специфику бизнеса компании.
В ходе проекта в соответствии с концепцией были автоматизированы следующие участки учета:
- Управление закупками
- Управление продажами (в т. ч. экспортные операции, планирование отгрузок)
- Управление запасами (номенклатура)
- Управление производством (построение расписания работы производственных подразделений, расчет себестоимости)
- Учет ремонтов (использован типовой функционал)
- Склад (формирование ордеров и обмен с 1С:WMS Логистика. Управление складом)
- Бухгалтерский и налоговый учет
- Бюджетирование
- Управленческий учет и управленческая отчетность
- Управление денежными средствами
- Кадровый учет и начисление заработной платы
Для учета специфики технологических процессов предприятия был выполнен ряд доработок типового функционала BAS ERP по блокам.
Блок «Управление производством»:
- Дополнительно к существующему в BAS ERP понятию «бригада», добавили новую производственную единицу – «работник», таким образом при регистрации факта есть возможность привязки к операции отдельного сотрудника. Такое изменение позволило отражать изменения состава бригады в течение смены.
- Доработана возможность ручной корректировки производственного расписания (которое в типовом функционале рассчитывается только автоматически), для более гибкого операционного планирования.
- Разработано автоматизированное рабочее место для мастера производственных участков, в котором он вносит фактическое выполнение производственных задач по сменному заданию, указывая при этом фактическое время выполнения операции и собственно сотрудников-исполнителей.
- Введено понятие «смена», разработано «Сменное задание» — список операций, которые необходимо выполнить на смене, с возможностью распечатать в удобной для пользователя форме.
- Разработано специализированное рабочее место «Закрытие смены», с помощью которого можно выполнить контроль корректности оформления документов по результатам выполнения смены и перепланировать расписание следующей смены с учетом отклонений.
- Доработана возможность изменения технологии производства в процессе выполнения работ по заказу.
- Доработана возможность задания нормативов на выпуск тиража.
- Доработана возможность распределение затрат по оплате прямого труда на себестоимость конкретного заказа на производство.
Блок «Управление закупками»:
Целью внедрения данного блока был запуск бизнес-процессов закупки ТМЦ с использованием типового функционала BAS ERP. Дополнительно в рамках реализации проекта учли следующие требования к бизнес-процессам закупки ТМЦ:
- при планировании поставок учитывается наличие ключевого сырья на стоках поставщиков, была разработана область для хранения данных, а также механизм для загрузки информации об актуальных остатках;
- выполнена доработка механизма распределения расходов на доставку с автоматическим подбором приходных накладных.
Блок «Управление продажами»:
- автоматизирован учет отгрузок по точкам доставки клиентов
- выполнены доработки для удобства работы со статусами заказа клиента
- доработаны печатные формы
Блок «Логистика»:
- разработано рабочее место для формирования «Сменного задания на отгрузку» (отдел транспортной логистики)
- реализована возможность формирования и печати одной ТТН на несколько инвойсов (группировка происходит по автомобилям)
Блок «Слад»:
- выполнены доработки по инвентаризации: ограничение перемещения запасов, которые находятся на инвентаризации (видимость в свободных остатках)
- реализована возможность выполнения инвентаризации основных средств путем их штрихкодирования
Блок «Бухгалтерский и налоговый учет»:
- добавлена возможность анализа взаиморасчетов с контрагентами в разрезе расчетных документов по ОСВ
- запущен типовой функционал учета НДС с автоматическим формированием налоговых документов и экспортом во «FREDO» с целью их регистрации в Едином реестре налоговых накладных
- реализована возможность отложенного перехода права собственности на товар при экспортных продажах клиентам
- доработаны печатные формы
В рамках блока «Управленческая отчетность» автоматизированы отчеты P&L Statement и CF Statement, а также реализован функционал для план-фактного анализа производственных затрат в разрезе заказов на производство.
В ходе внедрения блока «Кадровый учет и начисление заработной платы» были выполнены следующие доработки:
- «Штатное расписание». Реализована возможность ведения в системе организационной структуры, штатного расписания предприятия. В рамках проекта был доработан:
— Отчет по штатному расписанию с выводом особых примечаний – длительные отсутствия (больничный по БиР, отпуск по уходу за ребенком, мобилизация), временные работники, сгруппированные назначенные начисления (оклад\тариф, доплаты, премии).
- «Кадровый учет». Запущен максимально в типовом функционале: прием на работу; кадровые перемещения, увольнения, учет отпусков, учет больничных. В рамках проекта был настроен пакет отчетов для руководителей, в т.ч. отчет по остаткам отпусков, отсутствиям на работе.
- «Учет рабочего времени». Реализована возможность загрузки индивидуальных графиков на производстве, автоматическое заполнение табеля, с фиксацией внутренних простоев, автоматическим учетом обеденного перерыва, разбивкой ночных и вечерних часов.
- «Расчет заработной платы». Запущен максимально в типовом функционале, при помощи которого были настроены все используемые виды начислений, организован процесс начисления и выплаты зарплаты, аванса, прочих выплат. Было доработано:
— Автоматическое заполнение показателя времени работы на вредном оборудовании, по данным производственного блока и фактически отработанного времени на оборудовании с вредными условиями.
- Разработан отдельных модуль HR, который включает в себя автоматизацию следующих функций:
— Учет кандидатов на вакансии компании (хранение данных по кандидатам, истории статусов работы, обратной связи и оценки).
— Медицинское страхование сотрудников (подсистема позволяет получать списки на страхование и её отмену для страховой компании).
— Аттестация и оценка персонала (позволяет фиксировать результаты оценки персонала как технических, так и общих компетенций).
— Учет практикантов (возможность расчета их вознаграждения и расчетов с учебными заведениями).
Новая информационная система запущена в промышленную эксплуатацию 01.05.2020 г. на 150 рабочих местах. На сегодняшний день в системе одновременно работает в среднем 90 пользователей.
В ходе подготовки и запуска системы в эксплуатацию было проведено обучение пользователей по учетным блокам, перенос данных из старых систем, настройка базовых прав доступа и окружения в соответствии с новыми процессами.
В ходе проекта консультанты-аналитики CONTO проявили себя не только как технические специалисты, но и как бизнес-консультанты, предоставляя рекомендации и поддержку ключевым пользователям системы и по самому бизнес-процессу, и по использованию системы.
Результаты проекта внедрения
Спустя 12 месяцев после ввода BAS ERP в эксплуатацию, мы можем отметить следующие изменения:
- Повысился уровень доступности, достоверности и детализации данных в информационной системе.
- Повысилась прозрачность бизнес-процессов предприятия, в частности процессов отражения факта производственных операций, блока «Продажи», регламентированного учета, блока «Кадровый учет и расчет заработной платы».
- В результате внедрения комплексной информационной системы BAS ERP повысилась продуктивность работы различных подразделений:
— Налоговый и регламентированный учет – 20%
— Учет договоров – 25%
— Отдел кадров – 20%
— Казначейство – 20-30%
— Продажи – 5%
— Закупки – 15%
— Учет производства – 5%
- Также можем отметить положительный эффект от внедренного модуля HR, который позволил автоматизировать учет кандидатов на вакансии, мероприятия по оценке и обучению сотрудников.
Мы положительно оцениваем результаты проекта внедрения, поставленные цели автоматизации в целом были достигнуты. Руководство предприятия благодарит коллектив компании CONTO за внедрение системы и подготовку персонала предприятия к работе в программном комплексе.