ТОВ «Компанія «Юнівест Маркетинг» – це частина групи компаній Univest, один із лідерів на ринку паперової та картонної упаковки. Виробничий комплекс розташований у м. Фастів Київської області, головний офіс – у м. Київ. Цикл виробництва – 24/7. Загальна площа виробництва становить 19 000 м кв. Кількість персоналу – понад 500 осіб.
Компанія здійснює діяльність за 3 напрямками:
“Univest Print” – високоякісний друк журналів, каталогів, періодичних видань;
«Univest Packaging» – виробництво картонної та паперової упаковки для фармацевтичної, косметичної, кондитерської, електронної та іншої промислової продукції;
«Food in Box» – виготовлення паперового, картонного та пластикового одноразового посуду та упаковки для фастфуду.
Сучасне обладнання, сертифіковані матеріали та унікальний друк – забезпечують співпрацю компанії з передовими промисловими компаніями в Україні. Логістичний комплекс площею 12 000 кв. та власний експортно-імпортний відділ забезпечують експорт до Європи, Азії, країн СНД.
Високі стандарти якості, матеріалів, систем харчової безпеки, виробничих процесів та підготовки персоналу дозволяють ТОВ «Компанія «Юнівест Маркетинг» понад 26 років створювати яскраві та комплексні пакувальні рішення із турботою про людей та навколишнє середовище.
Передумови та цілі
Впровадження комплексної системи мало на меті оптимізацію інформаційної підтримки процесів господарської, фінансової та організаційно-управлінської діяльності підрозділів підприємства, забезпечення користувачів інформаційної системи необхідною актуальною, достовірною та погодженою інформацією.
На момент входу до проекту підприємство мало кілька інформаційних систем, частково інтегрованих лише на рівні обмінів (система для планування виробничих операцій, логістична система, бухгалтерія та регламентований облік). Одним із концептуальних завдань проекту була реалізація цих бізнес-процесів у єдиній ERP-системі.
Крім цього, було поставлено завдання впровадження інформаційної системи з максимально можливим використанням типового функціоналу з метою стандартизації та спрощення бізнес-процесів у ході реалізації проекту.
Для реалізації цих концептуальних завдань, а також з урахуванням інших можливостей системи, представлених у демоверсії, було ухвалено рішення щодо впровадження програмного продукту BAS ERP.
В рамках проекту планувалося автоматизувати такі розділи обліку:
- Управління закупівлями
- Управління продажами (у т. ч. експортні операції)
- Управління запасами (номенклатура)
- Керування виробництвом
- Облік ремонтів
- Склад
- Бухгалтерський та податковий облік
- Управлінська звітність
- Управління грошовими коштами
- Кадровий облік та нарахування заробітної плати
- Інтеграція із зовнішніми системами
Після аналізу ринку автоматизаторів, для реалізації цього проекту ми звернулися до компанії CONTO, яка є одним із лідерів із впровадження систем ERP-класу та має репутацію надійного партнера.
Реалізація проекту впровадження
Проект здійснювався у кілька етапів:
1. Обстеження бізнес процесів, очікувань та вимог Компанії та створення концепції проекту. На цьому етапі було проведено моделювання процесів обліку в BAS ERP на прикладі кількох замовлень з різних виробничих напрямків компанії (виготовлення упаковки, принт, посуд для фаст-фуду) для отримання обґрунтованої інформації щодо обсягу необхідних доробок рішення.
2. Доопрацювання типового програмного продукту з урахуванням галузевої специфіки та корпоративних вимог щодо функціональних блоків.
3. Досвідчена експлуатація.
4. Промислова експлуатація та післяпроектний супровід. Здійснювалася підтримка користувачів та доопрацювання програмного продукту по завданням, не виявленим у першій фазі.
Варто зазначити, що, хоча первинним завданням проекту було впровадження інформаційної системи з максимальним використанням типового функціоналу, у процесі обстеження та подальших фаз проекту завдання були розширені як за рахунок додаткових вимог «Компанії «Юнівест Маркетинг», так і через те, що типовий функціонал не повністю покривав специфіку бізнесу компанії.
У ході проекту відповідно до концепції було автоматизовано такі ділянки обліку:
- Управління закупівлями
- Управління продажами (у т. ч. експортні операції, планування відвантажень)
- Управління запасами (номенклатура)
- Управління виробництвом (побудова розкладу роботи виробничих підрозділів, розрахунок собівартості)
- Облік ремонтів (використаний типовий функціонал)
- Склад (формування ордерів та обмін з 1С: WMS Логістика. Управління складом)
- Бухгалтерський та податковий облік
- Бюджетування
- Управлінський облік та управлінська звітність
- Управління грошовими коштами
- Кадровий облік та нарахування заробітної плати
Для врахування специфіки технологічних процесів підприємства було виконано низку доробок типового функціоналу BAS ERP за блоками.
Блок «Управління виробництвом»:
- Додатково до існуючого в BAS ERP поняття «бригада» додали нову виробничу одиницю – «працівник», таким чином при реєстрації факту є можливість прив’язки до операції окремого співробітника. Така зміна дозволила відображати зміни складу бригади протягом зміни.
- Допрацьовано можливість ручного коригування виробничого розкладу (який у типовому функціоналі розраховується лише автоматично), для більш гнучкого операційного планування.
- Розроблено автоматизоване робоче місце для майстра виробничих ділянок, в якому він вносить фактичне виконання виробничих завдань за змінним завданням, вказуючи при цьому фактичний час виконання операції та власне працівників-виконавців.
- Введено поняття “зміна”, розроблено “Змінне завдання” – список операцій, які необхідно виконати на зміні, з можливістю роздрукувати у зручній для користувача формі.
- Розроблено спеціалізоване робоче місце «Закриття зміни», за допомогою якого можна виконати контроль коректності оформлення документів за результатами виконання зміни та перепланувати розклад наступної зміни з урахуванням відхилень.
- Доопрацьовано можливість зміни технології виробництва у процесі виконання робіт на замовлення.
- Доопрацьовано можливість завдання нормативів на випуск тиражу.
- Доопрацьовано можливість розподілу витрат з оплати прямої праці на собівартість конкретного замовлення на виробництво.
Блок «Управління закупівлею»:
Метою впровадження цього блоку був запуск бізнес-процесів закупівлі ТМЦ з використанням типового функціоналу BAS ERP. Додатково в рамках реалізації проекту врахували такі вимоги до бізнес-процесів закупівлі ТМЦ:
- при плануванні поставок враховується наявність ключової сировини на стоках постачальників, була розроблена область зберігання даних, а також механізм для завантаження інформації про актуальні залишки;
- виконано доопрацювання механізму розподілу витрат на доставку з автоматичним підбором прибуткових накладних.
Блок «Управління продажами»:
- автоматизований облік відвантажень за точками доставки клієнтів
- виконано доопрацювання для зручності роботи зі статусами замовлення клієнта
- доопрацьовано друковані форми
Блок “Логістика”:
- розроблено робоче місце для формування «Змінного завдання на відвантаження» (відділ транспортної логістики)
- реалізована можливість формування та друку однієї ТТН на кілька інвойсів (угруповання відбувається по автомобілях)
Блок «Склад»:
- виконано доопрацювання з інвентаризації: обмеження переміщення запасів, що знаходяться на інвентаризації (видимість у вільних залишках)
- реалізовано можливість виконання інвентаризації основних засобів шляхом їх штрихкодування
Блок «Бухгалтерський та податковий облік»:
- додано можливість аналізу взаєморозрахунків з контрагентами у розрізі розрахункових документів з ОСО
- запущено типовий функціонал обліку ПДВ з автоматичним формуванням податкових документів та експортом до «FREDO» з метою їх реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних
- реалізовано можливість відкладеного переходу права власності на товар при експортному продажу клієнтам
- доопрацьовано друковані форми
У рамках блоку «Управлінська звітність» автоматизовано звіти P&L Statement та CF Statement, а також реалізовано функціонал для план-фактного аналізу виробничих витрат у розрізі замовлень на виробництво.
У ході впровадження блоку «Кадровий облік та нарахування заробітної плати» були виконані наступні доопрацювання:
- “Штатний розклад”. Реалізовано можливість ведення у системі організаційної структури, штатного розкладу підприємства. У рамках проекту було доопрацьовано:
– Звіт за штатним розкладом з висновком особливих приміток – тривалі відсутності (лікарняний по БІР, відпустка з догляду за дитиною, мобілізація), тимчасові працівники, згруповані призначені нарахування (оклад/тариф, доплати, премії).
- “Кадровий облік”. Запущений максимально у типовому функціоналі: прийом на роботу; кадрові переміщення, звільнення, врахування відпусток, облік лікарняних. У рамках проекту було налаштовано пакет звітів для керівників, у т.ч. звіт щодо залишків відпусток, відсутності на роботі.
- “Облік робочого часу”. Реалізовано можливість завантаження індивідуальних графіків на виробництві, автоматичне заповнення табеля, з фіксацією внутрішніх простоїв, автоматичним обліком обідньої перерви, розбивкою нічних та вечірніх годин.
- “Розрахунок заробітної плати”. Запущений максимально в типовому функціоналі, за допомогою якого були налаштовані всі види нарахувань, організований процес нарахування та виплати зарплати, авансу, інших виплат. Було доопрацьовано:
– Автоматичне заповнення показника часу роботи на шкідливому обладнанні, за даними виробничого блоку та фактично відпрацьованого часу на обладнанні зі шкідливими умовами.
- Розроблено окремих модуль HR, який включає в себе автоматизацію наступних функцій:
– Облік кандидатів на вакансії компанії (зберігання даних щодо кандидатів, історії статусів роботи, зворотного зв’язку та оцінки).
– медичне страхування співробітників (підсистема дозволяє отримувати списки на страхування та її скасування для страхової компанії).
– Атестація та оцінка персоналу (дозволяє фіксувати результати оцінки персоналу як технічних, так і загальних компетенцій).
– облік практикантів (можливість розрахунку їх винагороди та розрахунків із навчальними закладами).
– Облік тренінгів та навчання співробітників.
Нову інформаційну систему запущено в промислову експлуатацію 01.05.2020 р. на 150 робочих місцях. На сьогоднішній день у системі одночасно працює в середньому 90 користувачів.
Під час підготовки та запуску системи в експлуатацію було проведено навчання користувачів з облікових блоків, перенесення даних зі старих систем, налаштування базових прав доступу та оточення відповідно до нових процесів.
У ході проекту консультанти-аналітики CONTO проявили себе не тільки як технічні фахівці, але і як бізнес-консультанти, надаючи рекомендації та підтримку ключовим користувачам системи як по самому бізнес-процесу, так і щодо використання системи.
Результати проекту впровадження
Через 12 місяців після введення BAS ERP в експлуатацію ми можемо відзначити наступні зміни:
Підвищився рівень доступності, достовірності та деталізації даних в інформаційній системі.
Підвищилася прозорість бізнес-процесів підприємства, зокрема процесів відображення факту виробничих операцій, блоку «Продаж», регламентованого обліку, блоку «Кадровий облік та розрахунок заробітної плати».
Внаслідок впровадження комплексної інформаційної системи BAS ERP підвищилася продуктивність роботи різних підрозділів:
– Податковий та регламентований облік – 20%
– Облік договорів – 25%
– Відділ кадрів – 20%
– Казначейство – 20-30%
– Продажі – 5%
– Закупівлі – 15%
– Облік виробництва – 5%
- Також можемо відзначити позитивний ефект від впровадженого модуля HR, який дозволив автоматизувати облік кандидатів на вакансії, заходи щодо оцінки та навчання працівників.
Ми позитивно оцінюємо результати проекту впровадження, поставлених цілей автоматизації загалом було досягнуто. Керівництво підприємства дякує колективу компанії CONTO за впровадження системи та підготовку персоналу підприємства до роботи в програмному комплексі.