Группа компаний «Viseven» занимается поставкой интерактивного контента, продажей платформы для управления контентом, CRM и CLM систем, разработкой мобильных приложений, веб сайтов, проведением обучающих тренингов. Официальные представительства компании расположены в 3 странах мира.
Предпосылки и цели
Широкая разветвленная структура международной компании выдвигает высокие требования к корпоративной учетной системе.
До проекта внедрения для ведения учета компании использовались информационные системы: «Бухгалтерія для України», «Бухгалтерия предприятия», Zoho, HansaWorld Enterprise, Excel.
Основными целями внедрения новой учетной системы на первом этапе были:
- Ведение учета всех юридических лиц компании с разными системами налогообложения и валютами в единой информационной базе;
- Получение регламентированной отчетности;
- Интеграция с существующими системами: BPM On-line, Jira и Клиент-Банк;
- Внедрение информационной системы с максимально возможным использованием стандартного функционала
Для реализации проекта автоматизации нами выбран внедренческий центр CONTO. Компания имеет глубокую компетенцию в автоматизации как торговых, так и производственных, сервисных предприятий любых масштабов, а также положительную репутацию на рынке и хорошие отзывы от других отечественных и иностранных предприятий в Украине.
На основании поставленных целей и анализа информационных потребностей компании специалистами CONTO было предложено в качестве основы новой информационной системы выбрать решение «BAS ERP», поскольку:
— данное решение в типовом варианте в большей степени соответствует требованиям компании;
— система обладает большой гибкостью и возможностями адаптации под уникальные процессы предприятия;
— современная платформа, обладающая потенциалом развития функционала, отличными интеграционными возможностями с другими системами.
Реализация проекта
В ходе проекта было выполнено экспресс-обследование бизнес-процессов компании и разработана концепция проекта автоматизации, на основании которой были созданы технические задания по каждому функциональному блоку и выполнена доработка конфигурации «BAS ERP» для нашего предприятия.
На первом этапе были автоматизированы следующие участки учета:
- Регламентированный (локальный) учет
- Учет по стандартам МСФО
- Кадровый учет и расчет заработной платы
- Анализ финансовых результатов
- Интеграция с внешними системами.
В новой информационной системе предусмотрено три плана счетов, для каждой страны использовано два плана счетов. Для Украины – регламентированный и международный, для остальных стран – локальный и международный. Это решение обусловлено тем, что для сдачи регламентированной отчетности в Украине необходимо использовать регламентированный план счетов, на котором основываются все формы регламентированной отчетности.
Функциональная валюта международного учета соответствует валюте ведения локального учета, валюта представления (формирования международной отчетности) – евро или доллар. Источником загрузки курсов валют (для целей консолидации) являются данные НБУ, https://bank.gov.ua.
Теперь благодаря новой информационной системе компания автоматически получает регламентированную отчетность – формируется по юридическим лицам-резидентам Украины на основании регламентированного плана счетов.
Для блока расчета заработной платы был использован типовой функционал «BAS ERP» с доработками: механизм переноса начисления по управленческому учету в премию регламентированного учета; автоматическое определение и начисление сверхурочных по данным табеля из JIRA; начисление отпуска, больничного по указанной формуле; учет периодов нахождения в командировке для расчета компенсации обедов, автоматический расчет суммы компенсаций за коворкинг/аренду ноутбуков и т.д.
Система запущена в промышленную эксплуатацию 01.01.2020 г. на 30 рабочих местах. На сегодняшний день в среднем в системе работает 30 пользователей.
В ходе подготовки и запуска системы в эксплуатацию было проведено обучение пользователей работе с новой системой, перенос данных из старых систем, настройка рабочих мест.
Важной составляющей данного проекта стала интеграция общекорпоративной системы на базе «BAS ERP» с системами BPM и Jira.
Результаты проекта
По итогам реализации компания получила комплексную информационную систему, объединившую юридические лица компании, ведущую свою деятельность в разных странах, в единое информационное пространство.
Отдельно хотим отметить следующие выгоды от проекта:
- Получение отчетов для проведения маржинального анализа прибыльности коммерческих проектов, реализуемых для внешних заказчиков;
- Синхронизация нормативно-справочной информации всех информационных систем, задействованных в учете.
На втором этапе планируется внедрение системы планирования, бюджетирования, казначейства, международной и консолидированной отчетности.
По результатам нескольких месяцев эксплуатации мы можем утверждать, что проект автоматизации в целом имеет положительные результаты, и оцениваем систему «BAS ERP» как удовлетворяющую требованиям, предъявляемым к современным масштабируемым системам управления предприятием.