Група компаній «Viseven» займається постачанням інтерактивного контенту, продажем платформи для управління контентом, CRM та CLM систем, розробкою мобільних додатків, веб-сайтів, проведенням навчальних тренінгів. Офіційні представництва компанії розташовані у 3 країнах світу.
Передумови та цілі
Широка розгалужена структура міжнародної компанії висуває найвищі вимоги до корпоративної облікової системи.
До проекту впровадження для ведення обліку компанії використовувалися інформаційні системи: Бухгалтерія для України, Бухгалтерія підприємства, Zoho, HansaWorld Enterprise, Excel.
Основними цілями впровадження нової облікової системи на першому етапі були:
- Ведення обліку всіх юридичних компаній з різними системами оподаткування та валютами в єдиній інформаційній базі;
- отримання регламентованої звітності;
- Інтеграція з існуючими системами: BPM On-line, Jira та Клієнт-Банк;
- Впровадження інформаційної системи з максимально можливим використанням стандартного функціоналу
Для реалізації проекту автоматизації нами обрано впроваджувальний центр CONTO. Компанія має глибоку компетенцію в автоматизації як торгових, так і виробничих, сервісних підприємств будь-яких масштабів, а також позитивну репутацію на ринку та добрі відгуки від інших вітчизняних та іноземних підприємств в Україні.
На підставі поставлених цілей та аналізу інформаційних потреб компанії фахівцями CONTO було запропоновано як основу нової інформаційної системи обрати рішення «BAS ERP», оскільки:
– дане рішення в типовому варіанті більшою мірою відповідає вимогам підприємства;
— система має велику гнучкість і можливості адаптації під унікальні процеси підприємства;
– Сучасна платформа, що володіє потенціалом розвитку функціоналу, відмінними інтеграційними можливостями з іншими системами.
Реалізація проекту
У ході проекту було виконано експрес-обстеження бізнес-процесів компанії та розроблено концепцію проекту автоматизації, на підставі якої було створено технічні завдання щодо кожного функціонального блоку та виконано доопрацювання конфігурації «BAS ERP» для нашого підприємства.
На першому етапі були автоматизовані такі ділянки обліку:
- Регламентований (локальний) облік
- Облік за стандартами МСФЗ
- Кадровий облік та розрахунок заробітної плати
- Аналіз фінансових результатів
- Інтеграція із зовнішніми системами.
У новій інформаційній системі передбачено три плани рахунків, для кожної країни використано два плани рахунків. Для України – регламентований та міжнародний, для решти країн – локальний та міжнародний. Це рішення обумовлено тим, що для складання регламентованої звітності в Україні необхідно використати регламентований план рахунків, на якому ґрунтуються всі форми регламентованої звітності.
Функціональна валюта міжнародного обліку відповідає валюті ведення локального обліку, валюта подання (формування міжнародної звітності) – євро чи долар. Джерелом завантаження курсів валют (для цілей консолідації) є дані НБУ, https://bank.gov.ua.
Тепер завдяки новій інформаційній системі компанія автоматично отримує регламентовану звітність – формується за юридичними особами-резидентами України на підставі регламентованого плану рахунків.
Для блоку розрахунку заробітної плати використано типовий функціонал «BAS ERP» з доопрацюваннями: механізм перенесення нарахування з управлінського обліку до премії регламентованого обліку; автоматичне визначення та нарахування понаднормових за даними табеля з JIRA; нарахування відпустки, лікарняної за зазначеною формулою; облік періодів знаходження у відрядженні для розрахунку компенсації обідів, автоматичний розрахунок суми компенсацій за коворкінг/оренду ноутбуків тощо.
Система запущена у промислову експлуатацію 01.01.2020 р. на 30 робочих місцях. На сьогоднішній день у середньому в системі працює 30 користувачів.
У ході підготовки та запуску системи в експлуатацію було проведено навчання користувачів роботі з новою системою, перенесення даних із старих систем, налаштування робочих місць.
Важливою складовою цього проекту стала інтеграція загальнокорпоративної системи на базі «BAS ERP» із системами BPM та Jira.
Результати проекту
За підсумками реалізації компанія отримала комплексну інформаційну систему, що об’єднала юридичні особи компанії, яка веде свою діяльність у різних країнах, у єдиний інформаційний простір.
Окремо хочемо відзначити такі вигоди від проекту:
- Отримання звітів щодо маржинального аналізу прибутковості комерційних проектів, реалізованих зовнішніх замовників;
- Синхронізація нормативно-довідкової інформації всіх інформаційних систем, залучених до обліку.
На другому етапі планується впровадження системи планування, бюджетування, казначейства, міжнародної та консолідованої звітності.
За результатами кількох місяців експлуатації ми можемо стверджувати, що проект автоматизації в цілому має позитивні результати, і оцінюємо систему «BAS ERP» як таку, що відповідає вимогам, що пред’являються до сучасних систем управління підприємством.