«Укрпродукт Групп» – ведущий производитель высококачественной брендированной молочной продукции и кваса, успешно реализуемых в Украине и на внешних рынках уже более 20 лет.
На украинском рынке компания представлена брендами Наш молочник, Molendam, Наш сырок, Сливковая Долина, Фермерский, а также Арсенийский. Компания входит в ТОП-3 производителей плавленых сыров, в ТОП-5 компаний производителей масла и спредов, а также в пятерку лидеров производителей кваса.
В состав «Укрпродукт Групп» входят:
- 5 заводов:
- Молочный завод в Староконстантинове, производящий сбор и переработку молока, выпускает фасованное масло, спреды, твердый сыр и сухое молоко.
- Молочный завод в Летичеве по переработке молока и впуску казеина и молочной сыворотки.
- Обособленное производственное подразделение по производству сыра в Житомире.
- Живой квас по производству напитков.
- Красиловский завод по производству напитков.
- Центральный распределительный центр под Киевом;
- Филиал в г. Днепр;
- 5 региональных дистрибьюторских центров в разных регионах страны;
- Центральный офис в Киеве.
Производственные мощности «Укрпродукт Групп» позволяют выпускать до 70 000 тонн молочной продукции в год. В производстве внедрена система управления качеством ISO 9001, ISO 22000, ISO/TS 22002, что гарантирует высокое качество продукции.
Предпосылки и цели
Одним из приоритетных направлений дальнейшего развития компании стало развитие новой информационной системы. Ранее регламентированный учет и расчет зарплаты в компании производился с помощью значительно доработанной программы «Управление торговым предприятием», функционал которой уже не отвечал потребностям предприятия. Необходима была новая платформа, которая отвечала бы новым масштабам развития компании и помогла выйти на новый уровень управления.
Перед стартом проекта нами были очерчены следующие задачи внедрения:
- Обеспечение взаимодействия подразделений в едином информационном поле.
- Унификация учетных процессов по всем участкам учета и структурным подразделениям.
- Идентифицирован серийный учет готовой продукции и сырья в системе.
- Получение оперативной управленческой отчетности.
- Синхронизация НИИ всех информационных систем, задействованных в учете.
- Планирование и прогноз результатов деятельности компании.
Исполнителем проекта автоматизации по результатам проведённого конкурса был выбран внедренческий центр CONTO. Компания имеет положительную репутацию на рынке и хорошие отзывы других отечественных и зарубежных предприятий в Украине.
После детального изучения наших потребностей специалистами CONTO было предложено в качестве основы новой информационной системы выбрать решение нового поколения BAS ERP, имеющее широкий типовой функционал, в большей степени отвечающий требованиям бизнес-процессов компании, а также развитый функционал в части оперативного управленческого учета, разрешающий точно отражать процессы в системе, а также осуществлять планирование и качественное управление ресурсами предприятия.
Реализация проекта
В ходе поэтапного проекта, состоявшего из концептуального проектирования, доработки типовой конфигурации, разработки модулей, адаптированных под отраслевую специализацию компании, тестовой эксплуатации, обучения пользователей и промышленной эксплуатации, были автоматизированы следующие подсистемы:
- Управление закупками;
- Управление продажами;
- Маркетинг;
- Закупка молока;
- Управление производством;
- Складская логистика (в т. ч. учет ГСМ);
- Регламентированный и налоговый учет
- Управление денежными средствами;
- Оперативная управленческая отчетность;
- Согласование договоров и связанных документов.
Важной составляющей данного проекта явилась интеграция системы на базе BAS ERP с системой BAS Документооборот.
В ходе проекта были реализованы доработка типичного функционала BAS ERP, часть доработок касалась отраслевой специфики предприятия, а часть отражала уникальные бизнес-процессы.
Управление закупками
По управлению закупками были выполнены доработки по контролю качества поставок ТМЦ, оценки их качества. Доработаны механизмы планирования поставок с учетом планов производства с целью сократить запасы на складах и остатки в лабораториях.
Управление продажами
Доработан виртуальный кабинет «Самообслуживания», позволивший не только формировать заказы, заявки на доставку, но и анализировать остатки дистрибьюторов, состояние взаиморасчетов и рекомендовать будущие закупки.
Интеграция с внешними системами «e-Commerce» позволяет производить расчет компенсации дистрибьюторам в соответствии с количеством товара, проданного дистрибьютором клиентам-сетям, получать актуальные остатки товаров у дистрибьюторов, а также анализировать планы продаж от дистрибьюторов.
Маркетинг и торгово-маркетинговые акции
Доработаны механизмы планирования маркетинговых акций, настроено согласование маркетинговых активностей с планом продаж и бюджетом. Доработана отчетность для план-фактного анализа финансового бюджета, оперативного плана и фактических показателей.
Автоматизированный расчет акции и актуализации цен в момент проведения заказа клиента с даты поставки товара клиентам.
Модуль закупки молока
Реализован блок оперативного учета закупки молока, который автоматизировал всю цепочку: формирование потребностей, квалификации поставщиков, определение логистических маршрутов, определение качественных показателей партий молока, определение и контроль жиробаланса, проведение взаиморасчетов с поставщиками за продукт и логистические услуги, в зависимости от качественных и количественных показателей .
Также доработаны отчеты по движению молока на складах для оптимизации производственного цикла.
Модуль управления производством
Добавлена возможность учета полуфабрикатов и готовой продукции по дополнительным единицам измерения, добавлен лабораторный анализ в маршрутные листы производства.
Доработаны механизмы нормирования энергоресурсов, человеческих ресурсов. Разработаны отчеты по формированию потребностей сырья и полуфабрикатов.
В целом же внедрен превентивный контроль лимитов, позволяющий контролировать закупку ТМЦ и услуг всеми подразделениями компании для создания заказов поставщику и заключения с ним договоров. На основании нормативной информации производится автоматическое формирование документов на внутреннее потребление после поступления ранее заказанных других ТМЦ и услуг на склад.
В полной мере реализовано внеязыковое производство в системе с расчетом себестоимости единицы продукции.
Модуль учета качества
Разработанный функционал позволяет контролировать качество материалов, сырья, полуфабрикатов и готовой продукции на всех этапах производства от закупок до готовой продукции, создана возможность формирования деклараций изготовителя из BAS ERP. Специализированные отчеты «Остатки и доступность товаров с учетом контроля приема» позволяет контролировать процесс приемки ТМЦ.
Учет расходов по доставке и управлению автотранспортом
В результате внедрения BAS ERP предприятие может в полной мере контролировать все расходы по перевозке как собственным транспортом, так и транспортом логистической компании. Аналитические отчеты позволяют оценить расходы по доставке 1 кг продукции, затраты на 1 км пути в зависимости от типа транспорта, типа груза, планируемого маршрута.
Система ведет учет ГСМ, позволяет нормировать и отслеживать расход топлива для разных видов транспорта, в разное время года.
Задачи на перевозку и путевые листы формируются на основании заказов на поставку ТМЦ или заказов на реализацию в системе, что позволяет включить бизнес-процессы в единый производственный процесс.
Внедрение BAS Документооборот
- автоматизирована процедура создания новых контрагентов с автоматическим заполнением реквизитов, благодаря сервису Пактум Контрагент;
- автоматизированный процесс проверки Службой безопасности компании новых контрагентов;
- оптимизированный учет договорной деятельности;
- налажена процедура согласования договоров, построена связь с сопроводительными документами (служебные записки, спецификации, заявки на расходование денежных средств);
- средствами бесшовной интеграции с BAS ERP внедрена процедура согласования заявок на расходование средств.
Система запущена в промышленную эксплуатацию 01.01.2021 г. на 190 рабочих местах.
В ходе подготовки и запуска системы в эксплуатацию было проведено обучение пользователей работе с новой системой на рабочих местах, перенос данных из старых систем, настройка рабочих мест.
Результаты проекта
В результате проекта предприятие получило комплексную информационную систему, объединившую управление ключевыми бизнес-процессами в единое информационное пространство.
Учет в единой информационной среде текущих хозяйственных операций компании позволил усилить контроль за эффективностью использования финансовых и материальных ресурсов.
Наблюдается повышение оперативности получения достоверной информации о текущей хозяйственной деятельности предприятия по управлению бизнес-процессами и принятию взвешенных управленческих решений.
Удобства от проекта внедрения системы BAS ERP отмечают и специалисты различных подразделений компании, среди которых:
Отдел логистики:
- Получение оперативных данных по расходу топлива в разрезе автомобилей и водителей.
- Получение оперативных данных о расходах по перевозке грузов для принятия решения о выборе перевозчика.
- Оптимизация затрат по доставке готовой продукции/сырья.
- Получение данных о себестоимости доставки на 1 кг товара, себестоимости доставки в разрезе товара, документе-основании, получателе, рейсе.
Ожидаемое снижение затрат на логистические операции составляет около 10%.
Отдел контроля качества:
- Автоматизация действий определения и контроля свойства номенклатуры от закупки сырья и упаковки до выпуска своей продукции.
Время на оценку качества и контроль закупок сократилось на 20%.
Финансовый отдел и бухгалтерия:
- Автоматизация процессов контроля и согласования закупок ТМЦ.
- Возможность распределить часть энергозатрат и заработной платы на выпускаемую продукцию пропорционально нормам, заполненным в ресурсных спецификациях, и с учетом фактического выпуска продукции.
В результате мы оцениваем понижение операционных расходов на 18%.
Отдел маркетинга, коммерции:
- Возможность анализа и контроля суммы компенсации дистрибьюторам.
- Повышение эффективности обработки заказов от клиентов-сетей благодаря интеграции с системой Comarch EDI.
По нашим оценкам, торговые операции ускорились на 12-15%.
В целом мы положительно оцениваем результаты проекта, считаем, что поставленные цели автоматизации были достигнуты, удовлетворены выполненной работой внедренческого центра и продолжаем сотрудничество с ним в рамках договора сопровождения.
Руководство предприятия выражает благодарность коллективу компании CONTO за внедрение системы и подготовку персонала предприятия к работе в программном комплексе.