Созданное в 1998 году в составе Государственного предприятия «НЭК «Укрэнерго», государственное предприятие «Энергорынок», является коммерческим оператором оптового рынка электроэнергии (ОРЭ). Основной целью организации было обеспечение деятельности ОРЭ Украины согласно требованиям Договора между членами Оптового рынка электрической энергии Украины (ДЧОРЕ).
Решение об автоматизации процессов общего делопроизводства в структурных подразделениях было обусловлено необходимостью:
- Повысить эффективность принятия управленческих решений;
- Сократить время на обработку входящей и исходящей документации;
- Усилить контроль над: процессами документооборота, выполнением поручений руководства , исполнительной дисциплиной ;
- Обеспечить автоматизированную работу с документами в структурных подразделениях предприятия;
- Создать удобный поиск документов и проектов документов, как по реквизитам, так и по содержанию в единой информационной базе.
В результате осмотра различных информационных систем, выбор пал на «Документооборот КОРП». Во-первых, данный программный продукт поддерживает полный цикл работы с документами: от разработки проекта документа и визирования, до согласования и его выполнение, во-вторых, работает на современной платформе, что сокращает затраты на развертывание системы, ее сопровождение и доработку. Система отчетов «Документооборот» позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и параметры каждого бизнес-процесса, а удобный интерфейс — сокращает время на обучение сотрудников.
В ходе проекта специалистами внедренческого центра CONTO, совместно со специалистами Департамента информационных компьютерных систем, были выполнены работы:
- Исследованы процессы делопроизводства на предприятии, в результате определен порядок автоматизации и приоритетные процессы автоматизации;
- Разработаны функциональные требования к системе;
- Выполнены установка и первоочередные настройки системы (отображена организационная структура, справочная информация, распределены права доступа пользователей);
- Отражены доработки в системе и автоматизированы следующие процессы:
- «Работа с входящими документами»
- «Работа с исходящими документами»
- «Работа с внутренними документами в разрезе «Приказы по ГП «Энергорынок», « Распоряжение ГП« Энергорынок »;
- Выполнены доработки стандартных документов системы, расширен функционал бизнес-процессов, регламентированных задач, напоминаний пользователям, настроены печатные формы и отчеты, а также разработаны необходимые отчеты: «Контроль исполнения корреспонденции», «Письмо резолюций»;
- Осуществлена конвертация данных из предыдущей системы в «Документооборот КОРП»;
- Расширен функционал системы в разрезе работы по согласованию хозяйственных договоров за период 10 лет;
- Обеспечена работа через Web- доступ;
- Разработаны инструкции пользователей, проведено обучение и осуществлена поддержка при вводе системы в промышленную эксплуатацию.
В процессе внедрения «Документооборот КОРП» удалось:
- Автоматизировать технологические процессы общего делопроизводства;
- Увеличить скорость прохождения и обработки документов исполнителями различных структурных подразделений за счет работы в единой информационной базе;
- Создать единое информационное пространство с целью формирования, хранения, обработки, анализа и статистики данных в документах;
- Обеспечить сканирование документов — распознавание электронных образов, а также настроить оперативный контекстный поиск информации;
- Обеспечить формирование отчетных, справочных, аналитических материалов, имеющих непосредственное отношение к документообороту;
- Усилить контроль над исполнением поручений руководства и документов.