Компания ООО «ДЦ Украина» входит в состав международной корпорации A.S.WATSON GROUP — и является одним из лидеров на рынке розничных продаж среди магазинов формата Drogerie.
С каждым годом торговая сеть укрепляет свои позиции на рынке, внедряет в жизнь качественно новые подходы к оказанию услуг. На сегодняшний день торговая сеть Watsons насчитывает более 372 магазинов и 24 аптек, представлена в более 112 городах по всей территории Украины.
Активное развитие сети привело к увеличению численности персонала компании (более 3 000 сотрудников), что наряду с высокой стоимостью адаптации существующей системы под изменения законодательства вызвало необходимость внедрения новой учетной системы для ведения кадрового учета и расчета заработной платы.
После мониторинга рынка руководство компании остановило свой выбор на Внедренческом центре CONTO в качестве партнера для реализации проекта автоматизации. Внедренческий центр за время своего существования хорошо зарекомендовал себя на рынке автоматизации в целом, и в зарплатных проектах в частности. Проанализировав наши потребности и пожелания, специалистами Внедренческого центра в качестве основы новой системы была предложена конфигурация «Зарплата и управление персоналом для Украины 8».
Внедрение системы осуществлялось в несколько этапов:
- Предпроектное обследование бизнес-процессов «расчет заработной платы» и «управление персоналом»;
- Доработка и внедрение функционала системы;
- Ввод информационной системы в опытную эксплуатацию;
- Запуск системы в промышленную эксплуатацию, который состоялся 01.07.2015 г.
Команда Внедренческого центра развернула систему на 400 рабочих местах. На данный момент в системе в среднем одновременно работают 60 пользователей, все они прошли обучение по работе в новой информационной системе.
В ходе проекта были осуществлены доработки:
В сфере кадрового учета:
- Удаленное рабочее место для приема/перемещения/увольнения с последующим акцептом в головном офисе;
- Доработка для учета больничных листов в последовательности;
- Учет декретных мест.
Учет рабочего времени:
- Ввод графиков работ на местах;
- Учет внутренних перемещений.
Расчет зарплаты:
- Отдельный расчет зарплаты по 4-х/5-ти недельному месяцу (плановый и фактический);
- Отчеты 1-ДФ и 1-ПВ, при численности более 3 000 сотрудников и 56 структурных подразделений.
Следует отметить несколько преимуществ внедренного решения на базе «1С:Підприємство 8»:
Во-первых, весь первичный кадровый учет и учет времени более чем трех тысяч сотрудников ведется на местах: начиная от появления сотрудника до его увольнения — ввод данных о нем, ввод кадровых приказов (прием/перемещения/увольнения), ввод приказов об отсутствиях (отпуска, больничные, командировки) и т.п. Для этого специалисты CONTO разработали несколько документов, которые работают в режиме Web-приложения на платформе «1С:Підприємство 8». Также через Web-клиент на местах вводятся данные о фактически отработанном времени во всех магазинах. Такой подход позволил не отходить от концепции централизованного учета и единой информационной базы, а также сократить время на развёртывание системы и ввод в эксплуатацию.
Второе преимущество – расчет зарплаты согласно корпоративным стандартам (плановый и фактический), согласно правилам международной корпорации A.S.WATSON GROUP расчет ведется по смещенному месяцу (принцип 4 недели — 4 недели — 5 недель).
Также хотелось бы отметить, что проект был выполнен в кратчайшие сроки: от момента старта этапа «Обследование и проектирование» до первого расчета заработной платы для всего предприятия и, соответственно, перехода к промышленной эксплуатации прошло 14 календарных недель.
Результаты проекта:
- Улучшился контроль за корректностью первичной информации — за счет внедрения принципа 4-х глаз: первичные данные вводятся на местах, после чего проверяются в центральном офисе. Ранее все вводилось в центральном офисе, вводил и контролировал информацию один и тот же человек.
- За счет внедрения новой системы улучшилось качество расчета сложных видов начислений, стало больше возможностей для анализа соответствия начислений политике компании.
- Возросли возможности для проведения финансового анализа данных о затратах на оплату труда.
В целом мы положительно оцениваем проект внедрения, поэтому рекомендуем коллегам данного подрядчика и программное обеспечение «Зарплата и управление персоналом для Украины 8». В данный момент мы продолжаем сотрудничество с Внедренческим центром в рамках договора сопровождения.