Компанія ТОВ “ДЦ Україна” входить до складу міжнародної корпорації A.S.WATSON GROUP – і є одним із лідерів на ринку роздрібного продажу серед магазинів формату Drogerie.
З кожним роком торговельна мережа зміцнює свої позиції над ринком, впроваджує у життя якісно нові підходи до надання послуг. На сьогоднішній день торгова мережа Watsons налічує більше 372 магазинів та 24 аптек, представлена у понад 112 містах по всій території України.
Активний розвиток мережі призвів до збільшення чисельності персоналу компанії (більше 3 000 співробітників), що поряд із високою вартістю адаптації існуючої системи під зміни законодавства викликало необхідність запровадження нової облікової системи для ведення кадрового обліку та розрахунку заробітної плати.
Після моніторингу ринку керівництво компанії зупинило свій вибір на Впровадженому центрі CONTO як партнера для реалізації проекту автоматизації. Впроваджений центр за час свого існування добре зарекомендував себе на ринку автоматизації загалом і в зарплатних проектах зокрема. Проаналізувавши наші потреби та побажання, спеціалістами Впровадженого центру як основу нової системи було запропоновано конфігурацію «Зарплата та управління персоналом».
Впровадження системи здійснювалося у кілька етапів:
- Передпроектне обстеження бізнес-процесів «розрахунок заробітної плати» та «управління персоналом»;
- Доопрацювання та впровадження функціоналу системи;
- Введення інформаційної системи у дослідну експлуатацію;
- Запуск системи у промислову експлуатацію, що відбувся 01.07.2015 р.
Команда Внедренцького центру розгорнула систему на 400 робочих місцях. На даний момент у системі в середньому одночасно працюють 60 користувачів, вони пройшли навчання по роботі в новій інформаційній системі.
У ході проекту було здійснено доопрацювання:
У сфері кадрового обліку:
- Віддалене робоче місце для прийому/переміщення/звільнення з наступним акцептом у головному офісі;
- Доопрацювання для обліку лікарняних листів у послідовності;
- Облік декретних місць.
Облік робочого часу:
- Введення графіків робіт на місцях;
- Врахування внутрішніх переміщень.
Розрахунок зарплати:
- Окремий розрахунок зарплати за 4-х/5-ти тижневим місяцем (плановий та фактичний);
- Звіти 1-ДФ та 1-ПВ, за чисельності понад 3 000 співробітників та 56 структурних підрозділів.
Слід зазначити кілька переваг впровадженого рішення:
По-перше, весь первинний кадровий облік та облік часу більш ніж трьох тисяч співробітників ведеться на місцях: починаючи від появи співробітника до його звільнення – введення даних про нього, введення кадрових наказів (прийом/переміщення/звільнення), введення наказів про відсутність (відпустки) , лікарняні, відрядження) тощо. Для цього фахівці CONTO розробили кілька документів, які працюють в режимі Web-додатка. Також через Web-клієнт на місцях вводяться дані про фактично відпрацьований час у всіх магазинах. Такий підхід дозволив не відходити від концепції централізованого обліку та єдиної інформаційної бази, а також скоротити час на розгортання системи та введення в експлуатацію.
Друга перевага – розрахунок зарплати згідно з корпоративними стандартами (плановий та фактичний), згідно з правилами міжнародної корпорації A.S.WATSON GROUP розрахунок ведеться за зміщеним місяцем (принцип 4 тижні – 4 тижні – 5 тижнів).
Також хотілося б зазначити, що проект був виконаний у найкоротші терміни: від моменту старту етапу «Обстеження та проектування» до першого розрахунку заробітної плати для всього підприємства та, відповідно, переходу до промислової експлуатації пройшло 14 календарних тижнів.
Результати проекту:
- Поліпшився контроль за коректністю первинної інформації – за рахунок впровадження принципу 4-х очей: первинні дані вводяться на місцях, після чого перевіряються у центральному офісі. Раніше все вводилося в центральному офісі, вводила і контролювала інформацію одна і та ж людина.
- За рахунок впровадження нової системи покращилася якість розрахунку складних видів нарахувань, побільшало можливостей для аналізу відповідності нарахувань політиці компанії.
- Збільшилися можливості щодо фінансового аналізу даних про витрати на оплату праці.
Загалом ми позитивно оцінюємо проект впровадження, тому рекомендуємо колегам даного підрядника та програмне забезпечення «Зарплата та управління персоналом». Наразі ми продовжуємо співпрацю з Впровадженим центром у рамках договору супроводу.