Укрспортобеспечение

ООО «ГЯДТ АГРО» – сельскохозяйственное предприятие, созданное в 2007 году, и является одним из 19 юридических лиц, входящих в состав агрохолдинга A.G.R. Группа.
A.G.R. Group – это частный сельскохозяйственный холдинг, объединяющий украинские сельскохозяйственные компании, специализирующиеся на выращивании кукурузы, подсолнечника и сои. Сельскохозяйственная продукция холдинга выращивается из качественного посевного материала с соблюдением современных технологий и отвечает стандартам, позволяющим реализовывать продукцию на внешних рынках. Заботясь о качестве продукции, холдинг расширяет свои производственные мощности, а также особое внимание уделяет эффективности растениеводства путем внедрения новейших технологий. Вся продукция растениеводства продается на экспорт.

Предпосылки и цели проекта

Холдинг включает в себя множество организаций, сотрудничает с юридическими и физическими лицами по всей стране, что требует своевременного обмена и жесткого контроля за большим количеством документов — за месяц компанией обрабатывается более 1000 документов. До проекта по внедрению в холдинге использовалась система согласования документов собственной разработки на базе корпоративного веб-ресурса. Но со временем она перестала отвечать потребностям делопроизводства компании.
Для оптимизации работы по такому объему документооборота руководство A.G.R. Group приняла решение о внедрении современной системы электронного документооборота.

Основная цель проекта – повышение эффективности, скорости прохождения и обработки различных видов документов исполнителями за счет создания, согласования и выполнения документов в электронном виде, а также оперативное получение участниками документооборота необходимых документов и связанной информации для принятия решений. Наиболее приоритетными были документы, касающиеся жизненного цикла договора (согласование договоров, подписание с контрагентами, счета, акты, накладные и т.п.).
Для реализации проекта был приглашен Внедряющий центр CONTO, специалисты которого после проведенного обследования и анализа текущих бизнес-процессов работы с разными видами документов в качестве основы новой системы предложили программный продукт «BAS Документообіг КОРП».

Ход проекта

В ходе проекта были выполнены следующие работы:

1. Интервьюирование ключевых экспертов компании по всем блокам автоматизации, в результате сформирован план проекта внедрения.
2. Разработаны функциональные требования к системе.
3. Выполнена установка и первоочередные настройки системы (отображена организационная структура, справочная информация, настроена и доработана система распределения прав доступа пользователей по различным организациям, кластерам, видам, папкам и документам).
4. Выполнена доработка типовой конфигурации для адаптации функционала под нужды холдинга.
5. Разработаны подробные инструкции пользователей, проведены обучение администраторов базы и осуществлена поддержка при вводе системы в промышленную эксплуатацию.

Новая система электронного документооборота на базе BAS Документообіг КОРП была запущена в эксплуатацию 1.12.2023 года на 100 рабочих местах.

В процессе внедрения «BAS Документообіг КОРП» реализовано:

• Функционал создания и согласования контрагентов службой безопасности компании, что усиливает безопасность выбора и сотрудничества компании со своими партнерами.
• Создание и согласование договоров и сопроводительных документов (ДУ, спецификаций).
• Настройка связей между документами системы.
• Функционал автозаполнения файлов при разработке договоров и дополнительных сделок.
• Отслеживание изменений файлов благодаря версионированию.
• Автоматизация согласования договоров и отслеживание сроков их согласования. Система автоматически рассчитывает маршруты и сроки согласования документов.
• Контроль сроков деяния договоров.
• Механизм оповещения участников процесса согласования документов.
• Автоматизация работы с бухгалтерскими документами, их подписание и обмен с учетной системой.
• Создание и хранение кадровых документов – заявлений и приказов.
• Автоматизация работы с корреспонденцией — входными и исходящими документами компании.
• Внедрение служебных и внутринормативных документов компании (приказы, политики, положения, доверенности).

В ходе проекта автоматизации также выполнена доработка стандартного функционала:

• Подписание документов в базе «BAS Документообіг КОРП» квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Интеграция «BAS Документообіг КОРП» с внешними платформами электронного документооборота (EDO). После подписания документов производится обмен с контрагентами на соответствующих платформах.
• Реализована возможность обмениваться и прорабатывать документы между компаниями холдинга внутри одной системы.
• Обмен кадровыми документами по учетной системе для наложения КЭП и хранения печатных форм в базе «BAS Документообіг КОРП».
• Хранение любых документов с наложенными ЭЦП в единой базе с быстрым поиском и разграничением прав доступа.

Результаты проекта

Руководство и сотрудники холдинга A.G.R. Group отмечают следующие результаты от внедрения системы на базе «BAS Документообіг КОРП»:

• Создано единое информационное пространство для формирования, хранения, обработки, анализа и статистики данных в документах.
• Сокращение времени создания договоров благодаря функционалу автозаполнения файлов.
• Рост скорости прохождения и обработки документов исполнителями разных структурных подразделений за счет работы в единой информационной базе.
• Уменьшение документооборота в бумажном виде.
• Повышение исполнительной дисциплины через своевременное информирование пользователей о ключевых событиях документов и предоставлении доступа к актуальному статусу документов.
• Контроль за созданием и недопущением ошибок при заполнении контрагентов благодаря автоматизации процедуры согласования.
• Получение аналитических и статистических данных по договорам и сопроводительным документам.
• Формирование отчетов, контроль и анализ документооборота в разрезе разных видов документов.
• Поиск, просмотр и хранение документов стали более удобными и безопасными.

Менеджмент A.G.R. Group положительно оценивает результаты проекта, поставленные цели автоматизации были достигнуты. Руководство холдинга благодарит коллектив компании CONTO за успешное внедрение системы электронного документооборота и подготовку персонала предприятия к работе в новой системе.