Укрспортзабезпечення

Управління «Укрспортзабезпечення» – державна установа, підпорядкована Міністерстві України з питань сім’ї, молоді та спорту, що відповідає за матеріально-технічне забезпечення спортивних заходів. Управління являється неприбутковою організацією, фінансується з державного бюджету України, стаття «Розвиток фізичної культури, спорту вищих досягнень та резервного спорту». «Укрспортзабезпечення», керуючись наказами Міністерства України по справах сім’ї, молоді й спорту, розподіляє асигнування, передбачені Держбюджетом на проведення спортивних заходів між спортсменами й спортивними організаціями:

• Організує й фінансує поїздки спортсменів на тренувальні збори та змагання (облік відрядних та інших матеріальних і нематеріальних видатків на спортивні заходи);
• Проводить закупівлю спортивного реманенту, спортивної форми, медикаментів і інших, необхідних спортсменам ТМЦ і розподіляє їх між спортивними організаціями й спортсменами;
• Веде кадровий облік штатних збірних команд національної збірної команди України;
• Нараховує й виплачує заробітну плату спортсменам і штатним працівникам Управління, а також стипендії, премії за змагання та інші виплати спортсменам і працівникам Управління.

На момент впровадження нової системи, «Укрспортзабезпечення» (далі – Управління) для ведення обліку використовувало спеціалізовану конфігурацію на базі платформи старого покоління. Поточна облікова система не відповідала вимогам нашого Управління, а саме – чинному податковому та фінансовому законодавству, а також характеризувалася: недостатньою продуктивністю, надійністю та інформаційною безпекою, відсутністю можливості оперативного оновлення, неповнотою всіх необхідних друкованих та звітних форм, низькою швидкістю та масштабністю відображення первинних документів . Крім того, система мала забезпечити обмін інформацією з ПО «Мережа».

У процесі вибору програми було висунуто основні вимоги – система повинна вирішити існуючі проблеми та організувати бухгалтерський облік управління на якісно новому рівні, повинна забезпечити користувачів програми більш повною, узгодженою та достовірною інформацією, підвищити ефективність обліку та бюджетного контролю в Управлінні, а також дозволити вести взаєморозрахунки з контрагентами, вести облік відряджень спортсменів та співробітників, відстежувати всі витрати на проведення заходів та контролювати заощаджені кошти, заводити договори з підрядниками тощо.

Співробітниками впроваджувального центру CONTO при вивченні наших потреб, а також проведеному аналізі бухгалтерського обліку в існуючій системі були представлені пропозиції та рекомендації щодо переходу на нову версію, а також коректного ведення обліку. Результатом такого аналізу та дослідження стала пропозиція щодо впровадження системи «Комплексний облік для бюджетних установ України», що більшою мірою відповідала нашим потребам та функціонально враховувала особливості обліку бюджетних організацій.

Проект було реалізовано у кілька етапів:

1. Експрес-дослідження;
2. Написання технічного завдання;
3. Впровадження та доопрацювання системи;
4. Проведення навчання у групах;
5. Запуск в експлуатацію, що відбулася 01.01.14;
6. Супровід та підтримка системи (у рамках ІТС).

На сьогоднішній момент у системі працює понад 35 фахівців Управління, а саме відділи: бухгалтерію, організаційно-договірний та планово-економічний розвиток.

Проект впровадження нової системи було виконано у мінімальні терміни. За весь час було автоматизовано низку процесів:

• Ведення бухгалтерського обліку;
• Управління людськими ресурсами;
• Кадрове діловодство та облік кадрового складу;
• Планування та облік робочого часу;
• Взаєморозрахунки із заробітної плати;
• Планування та бюджетування;
• Управління фінансами;
• Організація та облік закупівельної діяльності;
• Облік складі ТМЦ;
• Ведення та облік договорів.

Серед результатів впровадження варто відзначити можливості деяких підсистем, що значно полегшили роботу Управління.

Підсистема «управління людськими ресурсами» – надала можливість використовувати метод «тарифної сітки», тепер у системі всі посади розбиваються на групи, відповідно до положення про оплату праці, та автоматично нараховується заробітна плата працівників, залежно від розряду/посади у цій тарифній сітці . Таким чином нам вдалося мінімізувати можливість некоректного нарахування заробітної плати співробітникам. Тепер наша установа веде планування з оплати праці та аналізує її виконання. Тобто, ми маємо чітке уявлення про те, які зміни набуде стаття витрат на розрахунок із заробітної плати при зміні (зниженні чи підвищенні) чисельності персоналу.

Завдяки запуску підсистеми «облік кадрового складу та кадрове діловодство» у нас з’явилася можливість вводити, редагувати та підтримувати в актуальному стані дані щодо фізичних осіб та працівників в єдиній базі даних, коригувати всю можливу персональну інформацію по співробітникам (наприклад, сімейний стан, інвалідність). , Відношення до пільгових груп). Також автоматизовані процеси та процедури створення облікових, розпорядчих та інших документів, що допомогло підвищити рівень управління кадровим діловодством, підвищити рівень контролю за персоналом, оскільки у будь-який момент часу керівництво може переглянути інформацію про: відпустки, хвороби тощо, тобто . бути в курсі причин відсутності того чи іншого працівника.

Автоматизація процесу планування робочого часу дозволила формувати робочий календар для Управління в цілому та окремих категорій працівників, а також вести облік використання робочого часу, що працює за різними режимами.

Підсистема «розрахунку та нарахування заробітної плати» дала можливість вести повномасштабний облік усіх нарахувань, що здійснюється Установою, а саме: щорічні одноразові матеріальні допомоги на оздоровлення працівників, виплати стипендій спортсменам, виплати фізичним особам за договорами цивільно-правового характеру.

Реалізовано підсистему «економічного аналізу», завдяки якій наші фахівці формують та контролюють аналіз виконання річного календарного плану у розрізі джерел фінансування та КЕКВ. Також існує можливість автоматично формувати звітність планового відділу щодо виконання календарного плану та аналізу кошторисів за статтями.

У рамках проекту було реалізовано підсистему «облік договорів». Результатом впровадження цієї підсистеми є спрощення процесів, пов’язаних із веденням договорів у нашій структурі, що, у свою чергу, дозволило підвищити рівень управління та контролю за договорами та інформацією них.

Підсистема «управління фінансами» дозволяє вести оперативний облік фактичного руху коштів на розрахункових рахунках та касах, у необхідних аналітичних розрізах, формувати первинні документи обліку руху грошових коштів згідно з чинним законодавством, здійснювати обмін даними між обліковою системою та системою «Мережа», а також аналізувати фінансовий стан підприємства у розрізі: рух коштів, виконання надходжень коштів, виконання платіжних доручень.

У рамках проекту було реалізовано інтеграцію між новою системою та програмним забезпеченням «Мережа» Державної казначейської служби України. Такий обмін дозволяє систематично оновлювати інформацію, яка контролюється вищою державною інстанцією.

Після завершення проекту всі фахівці, які працюють із системою, позитивно оцінюють результати впровадження програмного комплексу «Комплексний облік для бюджетних організацій».