Компанія «Інтероко»

Компанія «Інтероко» – найбільша українська мережа оптик, де можна отримати професійну консультацію лікаря-офтальмолога, допомогу в підборі та придбанні сучасних та зручних оптичних оправ, виготовлення та ремонт окулярів, гарантійне та постгарантійне обслуговування. Сьогодні мережа налічує понад 200 повнофункціональних оптик, які розташовані у 23 містах України. Усі магазини мережі працюють за єдиними стандартами високої якості обслуговування клієнтів. Також компанія має оптовий бізнес та e-commerce напрямок, за допомогою якого здійснює не лише продаж, але й надає послуги за допомогою інтернет-сервісів.

Передумови та цілі:

До проекту впровадження управлінський облік у компанії здійснювався за допомогою системи на платформи старого покоління, функціонал якої не відповідав потребам підприємства. Потрібна була нова платформа, яка б допомогла компанії вийти на новий рівень розвитку:

• для підтримки бізнес-процесів;
• що дозволяє повністю диджиталізувати частину процесів обліку та управління;
• забезпечувати в короткий термін достовірною інформацією про всі напрямки бізнесу.

З метою підвищення ефективності роботи підприємства та отримання оперативної управлінської звітності з усіх напрямків бізнесу керівництво ТОВ «Інтероко» ухвалило рішення щодо проведення комплексної автоматизації управлінських бізнес-процесів компанії.

Реструктуризація та стандартизація бізнесу

Для реалізації проекту обрано впроваджувальний центр CONTO. У ході відбору ця компанія продемонструвала глибоку експертизу в автоматизації як торгових, так і виробничих, сервісних підприємств та здатність реалізовувати великі проекти, з кількістю робочих місць, що автоматизуються, у кілька сотень і більше. Компанія має позитивну репутацію на ринку та гарні відгуки від інших вітчизняних та іноземних підприємств в Україні. Після детального вивчення наших потреб спеціалістами CONTO було запропоновано як основу нової інформаційної системи обрати рішення «BAS ERP». Ця система була обрана як базова з ряду причин:

• ряд функцій системи у типовому варіанті більшою мірою відповідало вимогам бізнес-процесів;
• система має велику гнучкість і можливості адаптації під унікальні процеси підприємства, доопрацювання можуть здійснюватися в короткі терміни локальним постачальником, що особливо важливо для підприємства, яке переживає період радикальної реструктуризації бізнесу;
• розвинений функціонал у частині управлінського обліку дозволяє точно відображати процеси в системі, а також проводити планування та якісне управління ресурсами підприємства;
• технологічно досить сучасна платформа, що має потенціал розвитку функціоналу, відмінними інтеграційними можливостями з іншими системами.

Хід проекту:

У ході проекту було виконано концептуальне проектування, цю роботу було проведено фахівцями CONTO у тісній взаємодії з фінансовим департаментом, HR-департаментом, а також усіма керівниками бізнес-напрямків, допоміжних служб та відділів компанії. У системі враховані та чітко інтерпретовані всі бізнес-вимоги. Консультанти Conto дали рекомендації, виходячи зі своїх найкращих практик для торгових та виробничих підприємств.

На підставі концепції було створено технічні завдання щодо кожного функціонального блоку та виконано доопрацювання спеціалізованої конфігурації BAS ERP для нашого підприємства.

Під час підготовки та запуску системи в експлуатацію було проведено навчання користувачів, перенесення даних із старих систем, налаштування місць та оточення відповідно до нових процесів. Консультанти-аналітики Conto проявили себе не тільки як технічні фахівці, але і як бізнес-консультанти, вчасно надаючи рекомендації та підтримку ключовим користувачам системи як у бізнес-процесі, так і в використанні системи. У ході запуску «Інтероко» продовжували відточувати наші процеси, а також оперативно усувати помилки та раніше не враховані вимоги.

Загальна тривалість проекту від моменту старту концептуального проектування до запуску в експлуатацію склала 10 місяців. Для нас були принципові стислі терміни, тому що для якісного ривка у розвитку компанії важливі швидкі зміни. Система запущена у промислову експлуатацію 01.04.2019 р. на 350 робочих місцях. На сьогоднішній день у середньому в системі працює 300 користувачів.

У ході проекту впроваджено наступні підсистеми: Оптові продажі, Продажі E-commerce, Закупівлі, Казначейство, Виробництво, Складська логістика, Кадровий облік та розрахунок заробітної плати, Облік необоротних активів, Регламентований та бухгалтерський облік, реалізована оперативна та управлінська звітність.

Підсистеми «Роздрібні продажі», «Кадровий облік та розрахунок заробітної плати» були виділені в окремі підпроекти.

У ході впровадження підсистеми «Роздрібні продажі» розроблено нову систему «Фронт на базі системи «Роздріб 2.0». У ході проекту впровадження BAS ERP виконано інтеграцію із системою роздрібних продажів «Фронт» з метою управління роздрібним каналом продажів, ефективним управлінням залишками по всій роздрібній мережі компанії.

У ході впровадження підсистеми «Кадровий облік та розрахунок заробітної плати» було доопрацьовано облікові механізми відповідно до облікової політики нашої компанії та прийнятих систем оплати праці фахівців у різних бізнес-напрямках та регіонах продажів. Підсистема налаштована належним чином, забезпечено зв’язок із управлінським та регламентованим обліком.

У рамках впровадження проекту було реалізовано наші основні бізнес-вимоги:

Важливою складовою цього проекту стала інтеграція загальнокорпоративної системи на базі «BAS ERP» з іншими системами:

• «Роздріб» (облік продажів у роздрібних торгових точках);
• «Інтальов» (погодження заявок на витрачання коштів);
• Інтеграція з електронними кабінетами транспортних компаній, автоматичний обмін електронними накладними та здійснення взаєморозрахунків.

Результати проекту:

В результаті проекту підприємство отримало комплексну інформаційну систему, яка об’єднала управління ключовими бізнес-процесами в єдиний інформаційний простір. Впровадження єдиної інформаційної системи дозволило об’єднати облікові системи за напрямами бізнесу в одну, уніфікувати та систематизувати бізнес-процеси та інформаційні дані, налагодити управлінський облік групи компаній, оперативно отримувати фінансову звітність.

Після 6-ти місяців експлуатації системи, нова ERP-система дозволила:

• скоротити терміни виконання замовлень на 15-20% за різними категоріями;
• прискорити обробку замовлень оціночно в 1,5-2 рази;
• підвищити достовірність даних у інформаційних системах на 30%;
• прискорити закриття періоду по всіх облікових одиницях у 2 рази;
• скоротити операційні витрати на 8% у співвіднесенні на кожну гривню у доході, що позитивно позначилося на динаміці прибутку компанії;
• збільшити оборотність складських запасів на 18-20%, а обсяги матеріальних запасів зменшити на 15%;
• скоротити виробничо-логістичні втрати приблизно 10%;
• час на розрахунок зарплати по всьому підприємству скоротився у 1,5 раза.

Найважливішим ефектом ми вважаємо підвищення прозорості бізнес-процесів загалом підприємству.

Система забезпечує керівництво ТОВ «Інтероко» вичерпною оперативною та достовірною інформацією про діяльність підприємства у всіх необхідних розрізах для прийняття обґрунтованих управлінських рішень за допомогою розроблених фінансових звітів:

• P&L;
• Cash flow;
• Balance sheet.

За результатами першого півріччя експлуатації ми загалом оцінюємо позитивно результати проекту та оцінюємо систему «BAS ERP» як таку, що відповідає вимогам, що висуваються до сучасних масштабованих систем управління підприємством.