Створення автоматизованої системи для злагодженої роботи всіх підрозділів агрохолдингу в минулому здавалося фантазією. Натомість, вже сьогодні такі системи не лише існують, а й діють, а також дають видимі результати на реальних агропідприємствах України. Крім того, HarvEast Holding, один із лідерів галузі, активно використовує сучасні технології для підвищення ефективності своєї роботи.
HarvEast Holding – сільськогосподарський холдинг, який володіє активами у Донецькій, Запорізькій, Черкаській областях та АР Крим. Основний напрямок діяльності – рослинництво та молочне тваринництво. Загальний бланк землі, що обробляється, складає близько 220 тис.га; поголів’я великої рогатої худоби – понад 20 тис. голів. Тут працює понад 4 тисячі людей.
Необхідність впровадження облікової системи з’явилася на порядку денному, коли на підприємстві накопичилося коло питань з обліку та управління, які не могли вирішитись засобами, що використовувалися на той момент. Крім того, велика кількість даних про виробничі сільськогосподарські операції та звіти відображалися та збиралися вручну на папірцях, що ускладнювало процес і робило його тривалішим, а результати – непослідовними. Неможливо було належним чином аналізувати великі масиви інформації, що надходили, та вести управлінський облік. Важливою вимогою до майбутньої системи була швидкість, гнучкість та можливість легко адаптуватися до нових вимог та реалій підприємства.
Таким вимогам HarvEast Holding відповідала єдина система “Управління сільськогосподарським підприємством для України”, адаптована до вітчизняних реалій компанією CONTO. Проект розпочався у липні 2011 року на ДП «ІЛЛІЧ-АГРО Запоріжжя», а пізніше успішний досвід повторили на всіх дочірніх підприємствах агрохолдингу (ДП «ІЛЛІЧ-АГРО ДОНБАС», ДП «Харвіст-Умань», ДП «ІЛЛІЧ-АГРО КРИМ»).
Проект було розбито на кілька етапів: від постановки цілей, учасників та схеми реалізації та до запуску системи в промислову експлуатацію. Після обстеження бізнес-процесів холдингу було ухвалено рішення про автоматизацію оперативного обліку виробництва сільгосппродукції рослинництва та тваринництва, обліку ремонтних та сільськогосподарських робіт; планування робіт у рослинництві; управління продажами та закупівлями; розрахунки з контрагентами та пайовиками; обліку необоротних активів та обладнання; обліку ТМЦ та коштів; кадрового, бухгалтерського та податкового обліку, а також розрахунків з персоналом.
Нормативно-довідкова інформація (НДІ) – особлива ділянка обліку агропідприємства. Культури, види робіт, тарифні сітки, умови роботи техніки, норми витрати палива та ін. – для забезпечення цілісності НСІ на підприємствах холдингу фахівці CONTO розробили спеціальну методологію, яка дозволила уникнути дублювання та актуалізувати позиції у довідниках. Крім того, щоб полегшити роботу користувачів, було розроблено десятки специфічних для підприємств форм первинних документів та галузевих звітів. А потрібну інформацію (залишки, НСІ) із попередньої системи та паперових носіїв оперативно перенесли до нової системи.
Для того щоб автоматизувати особливі напрямки роботи підприємства, не передбачені в типовому рішенні, були з нуля розроблені спеціальні механізми. Так скажімо, було з виноградарством і садівництвом, облік яких включає такі специфічні процеси як посадка і вирощування саджанців, посадка і вирощування незрілого саду або виноградника, вирощування саду або виноградника, які плодоносять, збирання врожаю.
Оскільки кількість користувачів системи (понад 300) та прогнозована кількість документів та проводок – дуже висока, було прийнято рішення про застосування РАУЗ (розширеної аналітики обліку витрат) для розрахунку собівартості. Цей режим має багато переваг, крім того він найменш критичний для помилок користувачів і не вимагає дотримання технології ведення документів. Вдалося вирішити проблему відсутності єдиного сховища даних, системи пошуку документів та низької швидкості роботи з договорами. За допомогою ще одного програмного продукту «Документообіг КОРП для України» на підприємстві оптимізували розподіл людських та тимчасових ресурсів, підвищити прозорість роботи для власників та топ-менеджерів.
Навчання користувачів завжди особливий етап проекту, особливо на аграрному підприємстві. Співробітники HarvEast Holding, які мали працювати за схемою, володіли комп’ютером на різному рівні: від повного незнання до впевненого використання. Поділивши 300 користувачів на групи, вдалося за 2,5 місяці вивести всіх на єдиний рівень використання програми.
Незважаючи на це, уникнути труднощів під час промислової експлуатації не вдалося. Багато користувачів не були готові вести облік у новій системі з необхідною продуктивністю, ще однією проблемою початку роботи стала незвичність механізму РАУЗ для розрахунку собівартості. Таким чином фахівці CONTO консультували фахівців HarvEast Holding у кожному агрокластері і зрештою змогли отримати потрібний результат.
Головне – результати
Вже з жовтня 2012 року систему перевели у промислову експлуатацію на всіх дочірніх підприємствах HarvEast Holding, а ще протягом чотирьох місяців повноцінної роботи у системі виправлялися виявлені помилки, зводився баланс на перший квартал, формулювалися норми регламентованої звітності. Що ж отримало агропідприємство у результаті?
Головне – це можливість вести оперативний облік та вчасно отримувати необхідні дані. Наразі діяльність підприємства аналізується за видами робіт та витрат, рентабельність виробництва сільгосппродукції – за культурами, підрозділами, статтями витрат. Все дає змогу підвищувати ефективність управлінських рішень.
Так, завдяки веденню колійних листів трактористів-машиністів, актів списання насіння та інших документів, які дозволяють моментально відносити витрати (ПММ, насіння, добрива, засоби захисту рослин) на конкретну культуру, можна оперативно бачити все. Це дозволило виявити неефективних співробітників, скоротити кілька разів випадки крадіжки, оптимізувати витрати на матеріальні ресурси. А завдяки обміну даними між електронною ваговою та системою завжди доступна достовірна інформація про збирання врожаю.
Оцінити ефективність виробництва допомагає автоматичне розподілення витрат допоміжних підрозділів (ремонтної майстерні, струму тощо), накопичених протягом року, на собівартість продукції після збирання врожаю.
На підприємстві враховуються операції з вирощування тварин та аналізується списання кормів відповідно до районів.
На складах тепер оперативно відображаються приходи зерна та його очищення, сушіння, відвантаження, зачищення складів. Ефективно контролюється зберігання зерна та зменшення його кількості, ведеться облік за культурами, класами, роками врожаю, місцями зберігання та матеріально-відповідальними особами.
Якщо раніше на підприємстві замовлення на закупівлю надходили від кластерів у довільному порядку, то тепер усе ведеться централізовано після перевірки всіх складів. Усі закупівлі узгоджуються, тобто можна відслідковувати таку інформацію. Тепер можна миттєво створити звіт щодо дебіторської заборгованості контрагента, завдяки чому вдається збільшити оборотність коштів та краще контролювати процес видачі товарних кредитів.
«Після впровадження системи «Управління сільськогосподарським підприємством для України», управління та робота HarvEast Holding вийшли на новий якісний рівень. Крім того, керівництво компанії та фахівці, відповідальні за різні кластери виробництва, тепер можуть бачити ситуацію в режимі реального часу та приймати рішення на основі актуальної та поточної інформації. Для аграрного підприємства це – конкурентна перевага. Не менш важливим для нас було те, що систему позитивно прийняли всі наші співробітники, навіть ті, хто «з нуля» навчався роботі на комп’ютері. Наші фахівці стверджують, що система досить проста у використанні та відповідає всім вимогам холдингу», – розповідає генеральний директор HarvEast Holding Саймон Чернявський.